Arkiv

IDROTTSFÖRVALTNINGEN 1999-2014

Grunddata

Referenskod

SE/SSA/2962

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/fLphDOer0q6e2LIewaV4z1

ExtraID

2962

Omfång

87,8 Hyllmeter

Villkor

Nej

Arkivinstitution

Stockholms stadsarkiv (depå: Liljeholmskajen)

Arkivbildare/upphov

Idrottsnämnden i Stockholm

Kategori: Kommunal myndighet

Innehåll

Syfte & innehåll

Arkivbeskrivning
Idrottsförvaltningen 1999 – 2014

Verksamhet
Idrottsförvaltningens huvuduppdrag är att skapa förutsättningar för att stockholmarna ska bli mer fysiskt aktiva. Organiserad idrott genom föreningslivet och möjligheter till spontanidrott ska ge möjligheter till aktivitet för alla. Folkhälsa, tillgänglighet för alla, gemenskap i förening, jämställdhet och hållbarhet är viktiga nyckelord, såväl för förvaltningens eget arbete som för de aktiviteter som erbjuds.

Idrottsförvaltningens uppdrag kan kort beskrivas som att öppna staden som arena och erbjuder stockholmarna en stor variation av idrotts- och motionsmöjligheter för en aktivare livsstil.
Det innebär i praktiken att
• sköta driften av idrottshallar, bollplaner, skridskoisar, idrottsplatser, simhallar, utegym, skolidrottshallar, ridanläggningar, skidanläggningar och mycket mer därtill
• skapa bra förutsättningar för idrottsföreningar på våra befintliga idrottsanläggningar och analyserar behov av nya idrottsanläggningar genom en långsiktig investeringsplan
• stötta föreningslivet genom ekonomiska stöd och erbjuder kostnadsfria eller subventionerade hyror (taxor) av våra idrottsanläggningar, främst för barn- och ungdomsverksamhet
• vara stadens samtalspartner med alla idrottsföreningar och regionala idrottsförbund, i såväl bredd- som elitidrottsfrågor
• vara stadens kontaktyta i frågor kring det rörliga friluftslivet, båtlivet och fritidsfisket
• koordinera såväl stora som små idrottsevenemang och upplåter löpande våra idrottsanläggningar till olika evenemangsarrangörer
• anordna fritidsverksamhet för barn och ungdomar och vissa vuxna med funktionsnedsättningar

Historik
Kommunalfullmäktige beslöt den 14 december 1998 att (Uti 202) att inrätta en idrottsnämnd. Idrottsförvaltningen inrättades fr. o m den 1:a mars 1999.
För historik avseende tidigare ansvariga/förvaltningar hänvisas till arkivbeskrivningarna för dessa vilkas arkiv överlämnats till Stockholms Stadsarkiv:

Idrottsförvaltningen, Idrotts- och friluftsstyrelsen; Idrotts- och fritidsstyrelsen
Förteckningsnummer: SE/SSA/1200
Verksamhetstid:1929-1979
Arkivhandlingar:1929-1979

Fritidsförvaltningen, Fritidsnämnden
Förteckningsnummer: SE/SSA/3267
Verksamhetstid:1979-1996
Arkivhandlingar:1961-1996

Kultur- och idrottsnämnden, idrottsavdelningen
Förteckningsnummer: SE/SSA/4748
Verksamhetstid:1997-1998
Arkivhandlingar:1993-1998

Organisationen
Idrottsförvaltningen har organiserat sig på olika sätt sedan starten 1999.
Idrottsförvaltningen består, sedan hösten 2017, av två avdelningar samt en strategisk stab, en planeringsenhet, en kommunikations-enhet och en personalenhet, som rapporterar direkt till förvaltningschefen.
De två avdelningarna är avdelningen för idrottsverksamhet samt administrativa avdelningen.

Strategisk stab
Strategiska staben ansvarar för att skapa möjligheter till fysisk aktivitet för de idrottspolitiskt prioriterade grupperna. Det sker genom framtagande av regelverk för föreningsstöd och verksamheter, samordning av olika nätverk samt inhämtande och spridande av kunskap och information. Uppföljning av föreningsstödet på olika sätt sker också genom stabens försorg. Staben bidrar till stadens trygghetsskapande arbete genom deltagande i nätverk och arbetsgrupper och samordning av olika funktioner. Staben är förvaltningens kontakt för arbetet mot våldsbejakande extremism. Staben hanterar dessutom regionala kontakter för att stärka idrottens möjligheter samt nationella och internationella nätverk och samarbeten med andra städer.

Avdelningen för idrottsverksamhet
Avdelningen svarar för all drift av idrottsanläggningar inne och ute, sim- och idrottshallar/bad, sporthallar, idrottsplatser, ishallar och övriga utomhusanläggningar. Bokning inklusive sim- och aktivitetsbokning samt fördelning av alla tider på samtliga idrottsanläggningar ingår i avdelningens arbetsuppgifter. Genomförandet av brukarmedverkan med föreningar är ytterligare en arbetsuppgift. Själva idrottsanläggningarna inom- och utomhus ägs av fastighetskontoret.

Administrativa avdelningen
Avdelningen har tre enheter som svarar för strategiskt och operativt arbete inom ekonomi, bidragshandläggning av evenemangs- och föreningsbidrag, IT och system, avtal och upphandling samt ärendehantering. Inom respektive område erbjuds stöd och rådgivning, koordinering av processer inom lagar och regelverk, identifiering av behov och utveckling samt internutbildningar, instruktioner, tidplaner, manualer etc.

Planeringsenheten
Planeringsenheten ansvarar för planeringen av nya idrottsanläggningar och utveckling av nya och befintliga fritidsbåts- och friluftsanläggningar. Enheten samordnar även förvaltningens energi- och miljöarbete.

HR-enheten
På HR-enheten arbetar med att stötta chefer och medarbetare i HR-relaterade frågor, såväl strategiska HR-frågor och som med mer allmänt förekommande HR-arbete.

Kommunikationsenheten
Kommunikationsenheten ansvarar för intern och extern kommunikation som är övergripande för idrottsförvaltningen.

FÖRVALTINGENS SYSTEM

Aktivitetsbokningen
Lösning för enskilda att kunna boka träningspass mm. Aktivitetsbokning (E-tjänst, CRM). Kundernas bokning av aktiviteter i simhallar.

Aktivitetsstöd
Webbapplikation med koppling till system Booking och Riksidrottsförbundets närvarorapportering.

Booking
Förvaltningens system för bokning av anläggningar, bryggplatser och hamnar.

Diarium
Winess. Diariesystem för registraturfunktionen

Passage
Idrottsförvaltningens passagesystem för anläggningar (utom Eriksdalsbadet som har ett eget passagesystem). Filer med bokningar från Booking läggs över till Passage.

Avtal (L.E.B)
L.E.B. är idrottsförvaltningens egna avtalshanteringssystem för hantering av hyres- och leverantörsavtal (fastighets- och avtalsdatabas med förvaltningens idrottsanläggningar).

3. STADSGEMENSAMMA SYSTEM
I verksamheten används ekonomisystemet Agresso, löne- och personalsystemet LISA, rekryteringsverktyget Jobba i Stan och incidentrapporteringssystemet IA

Agresso
Stadens ekonomisystem som används för ekonomisk redovisning och räkenskapsinformation som exempelvis leverantörsreskontra, fakturor och beställningar. Stadsledningskontoret har arkivansvaret.

LISA
Stadens system för personal- och löneinformation som innehåller uppgifter om anställning, personal och löner. Stadsledningskontoret har arkivansvaret.

Jobba i stan
Stadens rekryteringsverktyg används för rekryteringar till kansliet. Stadsledningskontoret har arkivansvaret.

IA
Stadens incidentrapporteringssystem IA används för rapportering av incidenter (tillbud, olycka, skada, arbetsskada eller annan oönskad händelse). St Erik Försäkring AB är arkivansvariga.

ARKIVETS OMFATTNING
Arkivet omfattar handlingar från och med år 1999 t o m 2014 och som är förtecknat enligt allmänna arkivschemat. Arkivbildningen bröts 2015 i o m övergång till processbaserad informationsredovisning (PIR).

Ritningar
I arkivbildningen ingår även ett antal ritningar. Dessa har förtecknats i serie J 3 i arkivbildningen SE/SSA/3267 Fritidsförvaltningens arkiv 1996 – 1998.

Tekniska arkiv
I serierna F 7 t o m F 11 har förtecknats de s.k. Tekniska arkiven, vilket är den dokumentation över olika objekt som hanterats av de ansvariga förvaltningarna.

Objekten redovisas i serierna:
F 7 Tekniskt arkiv inomhusanläggningar
F 8 Tekniskt arkiv utomhusanläggningar
F 9 Tekniskt arkiv skolor mm
F 10 Tekniskt arkiv friluftsverksamheten
F 11 Tekniskt arkiv båtsporten.

SÖKINGÅNGAR
En stor del av Idrottsförvaltningens handlingar kan återsökas med hjälp av diariet. Det finns en diarieplan för arkivbildningen 1999 – 2014.
I förvaltningens hanteringsanvisning finns samtliga handlingar inom förvaltningen upptagna, oavsett om de bevaras eller inte.

SEKRETESS
Idrottsförvaltningens handlingar är allmänna handlingar. Dessa är med ett fåtal undantag offentliga. Tillgängligheten i Idrottsförvaltningens arkiv är i vissa fall inskränkt på grund av Offentlighets- och sekretesslagen. Sekretessprövning förekommer främst med hänsyn till skydd för allmänhetens ekonomiska intresse (OSL 19 kap.), till skydd för att förebygga eller beivra brott (OSL 18 kap), till skydd för uppgift om enskilds personliga förhållanden (OSL 21 kap.) eller till skydd för enskild i verksamhet som rör annan tillsyn, granskning, övervakning, m.m (OSL 32 kap. 3§ OSL).

GALLRINGSBESLUT
SSA 17:06, Beslut om bevarande och gallring hos Idrottsförvaltningen

Följande stadsövergripande gallringsbeslut gäller:
SSA 2019:20 Gallring av räkenskapsinformation
SSA 2011:9 Gallring av information inom löne- och personaladministration
SSA 2003:13 och SSA 2004:8 Gallring av handlingar i upphandlingsärenden
SSA 2016:01Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

LAGAR OCH BESLUT SOM REGLERAR VERKSAMHETEN
Nedan följer en sammanställning i urval av lagar, förordningar och riktlinjer som Idrottsförvaltningen lyder under. Observera att sammanställningen inte är heltäckande.
Arkivlag (1990:782)
Arkivförordning (1991:446)
Diskrimineringslag (2008:567)
Kommunallag (2017:725)
Lag (1997:614) om kommunal redovisning
Lag (2016: 1145) om offentlig upphandling
Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
Tryckfrihetsförordning (1949:105)
Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27)

Tillgänglighet

Upphovsrätt

Upphovsmannen

Hänvisningar

Reproducerat

Nej

Kontroll

Skapad	2019-10-30 00:00:00
Senast ändrad	2022-09-27 14:37:34