Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Centrala studiestödsnämnden


Grunddata

ReferenskodSE/RA/420790
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/27uL76WBeqkIasE3PyHtM5
ExtraIDCSN
Omfång
20 ADB-upptagningar  (-, Uppgifter från STIS2000, CSN:s elektroniska ärendehanteringssystem.)
Datering
1974 – 2014  (Tidsomfång)
VillkorJa
TillståndsgivareS-avd, resp enhet
VillkorsanmOSL 28:9 sekretess för studiestöd och lån till hemutrustning i högst 50 år. Observera att annan typ av sekretess kan förekomma.
ArkivinstitutionRiksarkivet i Stockholm/Täby (depå: Riksarkivets digitala arkiv)
Arkivbildare/upphov
Centrala studiestödsnämnden (1974)
Alternativa namn: CSN
Kategori: Statlig myndighet

Innehåll

Inledning (äldre form)CSN är den myndighet i Sverige som har hand om studiestöd och hemutrustningslån. CSN arbetar på uppdrag av regeringen. Verksamheten styrs av lagar, förordningar, instruktioner och regleringsbrev som är beslutade av regeringen.

På CSN arbetar cirka 900 personer. Myndigheten är verksam på 11 orter runt om i landet. Huvudkontoret ligger i Sundsvall.

Arkivet består av digitalt material, som på grund av Studiestödsdatalagens paragraf 16 måste gallras ur CSN:s datasystem. Tanken är att det ska kunna användas till historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål – inte till sudiestödsverksamhet.

Arkivet levererades 2015-06-30 under dnr RA 2013/3368.

Arkivbeskrivning 2016

1. Inledning

Följande arkivbeskrivning för Centrala studiestödsnämnden (CSN) gäller även som beskrivning över myndighetens allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

2. Myndighetens tillkomst

Genom sammanslagning av studiehjälpsnämnden och garantilånenämnden bildades Centrala studiehjälpsnämnden den 1 juli 1964. Den 1 juli 1974 ändrades myndighetens namn till Centrala studiestödsnämnden (CSN).

Den 1 oktober 1964 inrättades studiemedelsnämnder (SMN) för prövning av ärenden om studiemedel till studerande vid universitet och högskolor. För prövning av utländska medborgares rätt till svenskt studiestöd inrättades 1972 en delegation för utländska studerande (DUS). Delegationen hade fem ledamöter som var utsedda av regeringen. För beredning och prövning av ärenden fanns ett kansli vid CSN. Den 1 juli 2002 upphörde delegationen. För prövning av ärenden om vuxenstudiestöd inrättades 1975 vuxenutbildningsnämnder (VUN).

SMN och VUN var självständiga myndigheter med egen instruktion och egen styrelse. CSN hade tillsyn över nämndernas handläggning av ärenden om studiestöd och fördelade anslagen.

Studiestödets organisation har genomgått ett flertal förändringar sedan 1964. En större förändring av organisationen genomfördes den 1 juli 1992. Den innebar att CSN, SMN och VUN bildade en myndighet CSN. SMN:s och VUN:s kanslier inordnades i CSN:s organisation som lokalkontor. Lokalkontorens verksamhet var samordnad i regioner. Den 15 oktober 2003 decimerades antalet handläggningskontor (då ett i varje län) med 11 stycken. CSN:s huvudkontor ligger sedan 1975 i Sundsvall. Under åren 2012 till 2014 genomgår CSN en större omorganisation, som bland annat innebär att kontoren i Uppsala, Falun och Örebro avvecklades den 31 december 2014.

3. Myndighetens verksamhet

CSN ansvarar, enligt förordningen (2007:1071) med instruktion för Centrala studiestödsnämnden för studiesociala frågor som inte ska hanteras av någon annan myndighet. CSN fullgör uppgifter enligt:

• studiestödslagen (1999:1395)
• studiestödsförordningen (2000:655)
• förordningen (1995:667) om bidrag till vissa funktionshindrade elever i gymnasieskolan
• förordningen (1997:1158) om statsbidrag för teckenspråksutbildning för vissa föräldrar
• förordningen (CSNFS 1983:17) om bidrag till utlandsstuderande för dagliga resor
• förordningen (1990:1361) om lån till hemutrustning för flyktingar och vissa andra utlänningar
• förordningen (2001:100) om den officiella statistiken samt
• förordning (1996:1100) med instruktion om aktivitetsstöd

CSN huvudsakliga uppgift är handläggning och administration av ärenden om studiestöd. CSN:s verksamhet är processorienterad. Det finns inom myndigheten tre typer av processer: ledningsprocess, kärnprocesser och stödprocesser.

Ledningsprocessen styr och följer upp myndighetens verksamhet i stort. Ledningsprocessen består av styrning, planering, uppföljning, kommunikation, verksamhetsutveckling samt att hantera kunskap om studiestödet och dess effekter.

Kärnprocesser utgör grunden för CSN:s verksamhet och utför tjänster direkt mot kunden. Med kund avses de som verksamheten finns till för. CSN:s kärnprocesser är Informera och hjälpa kund (tidigare processen för kundmöte), Betala ut studiestöd (tom 2012 ”beviljningsprocessen”), Hantera inbetalning av studiestöd (tom 2012 ”återbetalningsprocessen”) samt Betala ut och hantera inbetalning av hemutrustningslån. Officiell statistik, som tidigare definierades som kärnprocess utgör numera en del av ledningsprocessen enligt ovan och benämns ta fram kunskap om studiestödet och dess effekter..

Stödprocesserna stödjer lednings- och kärnprocesserna samt andra stödprocesser för att öka deras effektivitet.

Arbetsordning som gäller från den 23 februari 2016 finns för CSN.

4. Myndighetens organisation

Ledning och organisationsstruktur
CSN:s generaldirektör (GD) är chef för myndigheten. Enligt instruktionen för myndigheten ska det finnas ett insynsråd och en personalansvarsnämnd vid CSN. GD har en ledningsstab som främst verkar inom CSN:s ledningsprocess. Ledningsstaben leds av en stabschef. Det finns en internrevisor som är direkt underställd GD.

CSN är indelat i sju avdelningar: kundmötesavdelningen, utbetalningsavdelningen, inbetalningsavdelningen, It-avdelningen, rättsavdelningen, ekonomiavdelningen, och HR-avdelningen.

GD, avdelningarna, enheterna och kontoren verkar inom en eller flera ansvarsområden och processer. Ansvarsområdena regleras av arbetsordningen. GD får delegera beslutanderätten till andra personer vid CSN. Det finns en fastlagd beslutsordning som bilaga till arbetsordningen.

Kundmötesavdelningen, utbetalningsenheten och inbetalningsenheten: Avdelningarna verkar inom processerna för Informera och hjälpa kund Betala ut studiestöd respektive Hantera inbetalning av studiestöd med ansvar för den operativa handläggningen av ärenden om studiestöd och hemutrustningslån på kontor och enheter, för kontakten med kunderna samt för att kontoren och enheterna ger stöd till skolor och andra som deltar i administrationen av CSN:s tjänster.

Kundmötesavdelningen är organiserad i en enhet för produktionsstöd (kundmöte), ett kundcenter (Kiruna) och ett utvärdering- och statistikkontor.

Utbetalningsavdelningen är organiserad i en enhet för produktionsstöd (utbetalning) och i fyra kontor: Eskilstuna/Linköping, Gävle/Sundsvall, Kalmar/Lund och Stockholm/Visby.

Inbetalningsavdelningen är organiserad i enheten för produktionsstöd inbetalning och i de tre kontoren Göteborg, Sundsvall och Umeå (Sundsvall/Umeå var ett gemensamt kontor 2012-01-01 tom 2014-12-31).

IT-avdelningen:
IT-avdelningen är indelad i enheten för it-utveckling, enheten för it-leverans och enheten för produktionsstöd IT.

Rättsavdelningen:
Rättsavdelningen ansvarar för att styra, stödja och följa upp myndighetens rättsfrågor. Det innebär bland annat att genom remissvar påverka och utveckla lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd samt att förmedla regler för gällande rätt, t. ex genom riktlinjer för registrering, arkivering, gallring, hantering av personuppgifter samt om offentlighet och sekretess. Avdelningen ansvarar för handläggningen av vissa ärenden t.ex. om skadestånd, om anmälan till polis om misstanke om brott mot CSN eller anställd på CSN, om offentlighet och sekretess samt om tillämpning av personuppgiftslagen, studiestödsdatalagen, förvaltningslagen och arkivlagen.

Ekonomiavdelningen:
Avdelningen ansvarar för att styra, stödja och följa upp myndighetens verksamhet inom ekonomi, administrativ service, miljö och säkerhet (fysisk säkerhet resp. informations- och IT-säkerhet). Det innebär bland annat att ha hand om myndighetens ekonomiska styrning och redovisning, finansieringsfrågor samt ekonomisk uppföljning och analyser. Inom avdelningen ligger ansvaret för upphandling, tjänsteresor, lokalförsörjning, lönehantering och tids- och aktivitetsredovisning. Den administrativa servicen innebär bland annat att ekonomiavdelningen ansvarar för att diarieföra huvudkontorets administrativa handlingar och söka rätt på handlingar i CSN:s pappersarkiv.

HR-avdelningen:
Avdelningen ansvarar för att styra, stödja och följa upp Human Resource (HR) området. Detta innebär att avdelningen har det övergripande ansvaret för personalfrågor inom myndigheten. Till uppgifter hör att informera om, ge metoder och stöd för samt följa upp utvecklingen inom områdena kompetens, arbetsmiljö, jämställdhet och etnisk mångfald samt att medverka i förhandlingar med personalorganisationerna.

5. Myndighetens arkiv

5.1 Arkivverksamhetens organisation

Verksarkivarien, som är organiserad under rättsavdelningen, ansvarar för att förmedla och följa upp regelverket för registrering, arkivering och gallring av myndighetens digitala och analoga handlingar. Verksarkivarien ansvarar för kontakterna med Riksarkivet och handläggning av arkivvårdsärenden.

Administrativa gruppen, som är organiserad under ekonomiavdelningen, ansvarar för administrativ service vid registrering, arkivering och gallring. På administrativa gruppen finns en huvudregistrator, två registratorer och en arkivassistent. Arkivassistenten utför det praktiska arbetet med ordnande, förtecknade, eftersökningar och gallring i CSN:s centralarkiv på huvudkontoret.

CSN upphandlar arkivservice av Depona AB i Vilhelmina där myndigheten förvarar en del av sina äldre pappersarkiv och mikofilmer. I arkivservicen ingår eftersökningar och gallring i de deponerade handlingarna.

Arkivering och gallring hos extern skanningsleverantör styrs genom avtal och rutinhandböcker. För extern it-drift kravställer verksarkivarien tillsammans med it-avdelningen för krav rörande arkivering och gallring.

En stor del av de äldre pappersarkiven är levererade till landsarkiven.

5.2 Sökning i arkiven

CSN:s arkiv är förtecknade enligt Riksarkivets föreskrifter. Arkivet är från 1964 t.o.m. 2003 förtecknat i ett antal delförteckningar som skapats efter organisatoriska enheter. Fr.o.m. 2004 finns en klassificeringsstruktur som gäller hela myndigheten och efter vilken CSN ska redovisas sitt arkiv (CSN dnr 2013-105-8306).

För hjälp med sökning i arkiven kontaktas CSN:s arkivarie, myndighetens arkivassistenter alternativt CSN:s registratorskontor. Arkiven t.o.m. 2003 finns i huvudsak sökbara i arkivredovisningsprogrammet ”Klara”. Sökning i mikrofilmade handlingar (1988-1995) sker genom ArkivSvar. Beställning av uppgifter från mikrofilm, som förvaras på Depona AB i Vilhelmina, sker via den administrativa funktionen på huvudkontoret.

Se även rubrik 7.1 Sökning i handläggningssystemen för vilka handlingar som finns och som de går att komma åt genom STIS2000.

5.3 Centrala studiestödsnämndens verksamhet och arkiv

CSN:s arkiv innehåller arkivmaterial från och med CSN:s tillkomst 1964. Arkivet innehåller även lokalkontorens arkiv. Se mer under rubriken 5.6 Lokalkontorens arkiv verksamhet och arkiv för dessa delarkiv inom CSN.

CSN:s arkiv är organiserat med utgångspunkt i CSN:s organisation. Inom CSN:s arkiv finns delarkiv för sektion 1-4 (1964-1975) verksledningen (1976-2003), tillsynsenheten (1976-2003), beviljningsenheten (1976-1980), studiestödsbyrån (1981-2003), återbetalningsbyrån (1976-2003), administrativa byrån (1976-2003) och enheten för invandrarstöd (1991-2003). Arkivförteckningarna följer det allmänna arkivschemat.

Fram till 1976 var CSN:s organisation: nämnd, kansli och fyra sektioner. Från den 1 januari 1976 till den 30 juni 1978 var CSN:s organisation: nämnd, kansli, tillsynsenhet, beviljningsenhet, återbetalningsenhet och administrativ enhet. De omorganisationer som genomförts till och med 2003 har inte förändrat uppdelningen av det centrala arkivet. Från och med 2004 är arkivet organiserat efter områdena: verksamhetsstyrning, studiestöds-handläggning, hemutrustningslån, uppföljning och statistik samt verksamhetsstöd (här ingår IT, ekonomi, personal (HR) och administrativt stöd).

I arkivet finns bland annat följande handlingar:
- diarier,
- styrelsens protokoll med bilagor,
- verksamhetsberättelser, årsredovisningar och bokslut,
- anslagsframställningar och budgetunderlag,
- CSN:s författningssamling,
- ansökningar om studiestöd,
- överklaganden av beslut om studiestöd eller beslut om återbetalning av lån,
- utbetalnings- och inbetalningsregister,
- ansökningar om anstånd med betalning av årsavgift,
- studiesocial statistik.

Delar av arkivet förvaras på Depona AB i Vilhelmina, andra delar är levererade till landsarkiven.

Sökning i Centrala studiestödsnämndens arkiv:
Handlingar går att söka i CSN:s arkivförteckningar eller när det gäller enskilda studiestödstagare i historiker i STIS2000, diarier eller i det elektroniska arkivet ArkivSvar. För arkivmaterial på Depona finns, utöver CSN:s arkivförteckningar, ett webbaserat söksystem (Visual Archive). Se även rubrik 5.2 Sökhjälp för arkiven.

5.4 Studiemedelsnämndernas verksamhet och arkiv

Föregångare till studiemedelsnämnderna var statsstipendienämnder i Göteborg, Lund, Stockholm och Uppsala. Dessa ersattes den 1 oktober 1964 av studiemedelsnämnder (SMN).

SMN prövade ärenden om studiemedel för studerande vid universitet, högskolor och vissa andra eftergymnasial utbildningar. Till att börja med fanns ett SMN i Stockholm, i Lund, i Göteborg, i Uppsala och i Umeå. Ytterligare en studiemedelsnämnd inrättades 1968 i Linköping.

SMN var regionala myndigheter som leddes av en nämnd. Nämnden hade ansvar för handläggningen av ansökningar om studiestöd till studerande vid läroanstalter i ett antal län. Vid varje nämnd fanns ett kansli.

Fr.o.m. den 1 juli 1975 ansvarade SMN också för handläggning av särskilt vuxenstudiestöd för studerande vid yrkestekniska högskolor. Handläggningen av detta stöd överfördes 1982 till vuxenutbildningsnämnderna. Fr.o.m. 1976 övertog SMN prövningen av ärenden angående studiemedel för gymnasiala studier och handläggning och beslut i återkravsfrågor. Dessa ärenden hade dittills handlagts vid CSN.

Från och med den 1 juli 1986 övertog SMN även handläggning och utbetalning av den studiehjälp (studiebidrag inklusive tillägg) som tidigare administrerats av kommuner, landsting, folkhögskolor och fristående skolor. Ärenden angående resekostnadsersättning handlades endast av nämnderna i Umeå och Linköping.

1989 delegerades handläggningen av olika delar av återbetalningsverksamheten successivt ut från CSN:s huvudkontor till studiemedelsnämnderna och vuxenutbildningsnämnderna.

1986 startade en försöksverksamhet med handläggning av studiehjälp och studiemedel vid vuxenutbildningsnämnderna i Gotlands län på delegation från studiemedelsnämnden i Lund. Försöksverksamheten utvidgades i slutet av 1987 till ytterligare ett antal vuxenutbildningsnämnder.

SMN:s handläggning av ärenden om studiestöd har avsatt ansökningshandlingar med kompletteringar, korrespondens m.m. Ansökningar om studiemedel registrerades på registerkort till och med första kalenderhalvåret 1977. Därefter har registrering, handläggning och utbetalning m.m. skett med datorstöd.

Från och med räkenskapsåret 1977/78 har bokföring och personaladministration skötts av CSN.

Utöver ovan nämnda handlingar finns protokoll med föredragningslistor från nämndens sammanträden.

Arkivbildningen har fram till slutet av 1980-talet i huvudsak påverkats av att nya handlingstyper tillkommit och införandet av datorstöd. Vidare har några studiemedelsnämnder från och med hösten 1987 mikrofilmat vissa typer av ansökningshandlingar och övriga studiemedelsnämnder från och med våren 1988. När studiemedelsnämnderna upphörde 1992 överfördes vissa handlingsserier till det lokala CSN-kontorets arkiv.

Sökning i studiemedelsnämndernas arkiv:
Handlingar söks i första hand genom arkivförteckningarna. Uppgifter om mikrofilmade akter och vissa andra handlingar kan sökas i ArkivSvar. Diarier med tillhörande register har med några undantag förts på papper till och med 1992.

SMN i Umeås arkiv finns på Landsarkivet i Härnösand, SMN i Lunds arkiv på Landsarkivet i Lund, SMN i Uppsalas arkiv på Landsarkivet i Uppsala, SMN i Linköpings arkiv på Landsarkivet i Vadstena och SMN i Stockholms arkiv finns på Depona. Se även rubrik 5.2 Sökhjälp för arkiven.

5.5 Vuxenutbildningsnämndernas verksamhet och arkiv

Vuxenutbildningsnämnderna (VUN) inrättades 1975 för prövning av ärenden om vuxenstudiestöd. Senare tillkom andra uppgifter som prövning av timersättning och statsbidrag för uppsökande verksamhet. Till en början var administrationen av vissa stöd uppdelad mellan VUN och försäkringskassorna. VUN beslutade om stödet och försäkringskassorna beräknade stödbeloppet och betalade ut stödet. Fr.o.m. den 1 juli 1986 övertog VUN alla delar av administrationen av vuxenstudiestöden. I nämndernas uppgifter ingick också att informera fackliga organisationer, skolor, studerande och vidareinformatörer samt viss utbildningsverksamhet. Särskilt vuxenstudiestöd för yrkestekniska utbildningar fördes 1982 över från SMN till VUN.

VUN var regionala myndigheter som leddes av en nämnd. Det fanns en vuxenutbildningsnämnd i varje län. Vid varje nämnd fanns ett kansli.

Ansökningar om de olika stöden har avsatt ansökningshandlingar med kompletteringar, korrespondens, rekvisitioner m.m. De olika nämnderna har i varierande utsträckning registrerat inkomna ansökningar på registerkort. Fr.o.m. den 1 juli 1986 infördes datorstöd i STIS för administrationen av vuxenstudiestöden.

Från 1976 hade VUN en gemensam diarie- och dossierplan. Det innebär att diarier med register och handlingar till diariet finns.

Inga räkenskapshandlingar finns i VUN:s arkiv. CSN förvaltade anvisade medel och skötte såväl personalredovisning som räkenskaper i övrigt.

Utöver ovan nämnda handlingar finns protokoll med föredragningslistor från nämndens sammanträden.

När VUN upphörde 1992 överfördes vissa handlingsserier till det lokala CSN-kontorets arkiv.

Sökning i vuxenutbildningsnämndernas arkiv:
Handlingar återfinns i första hand genom att söka i arkivförteckningarna. Mikrofilmade akter och vissa andra handlingar kan sökas i ArkivSvar. 23 av de 24 vuxenutbildningsnämnders arkiv är levererade till landsarkiven. VUN i Stockholms läns arkiv finns på Depona. Se även rubrik 5.2 Sökhjälp för arkiven.

5.6 Lokalkontorens verksamhet och arkiv

CSN hade fram till och med den 15 oktober 2003 ett lokalkontor i varje län med följande undantag: I Skåne län fanns lokalkontor i Kristianstad, Lund och Malmö och i Västra Götalands län fanns lokalkontor i Borås, Göteborg och Lidköping. I Norrbottens län fanns ett kundcenter i Kiruna och ett lokalkontor i Luleå. Västmanlands län hörde till kontoret i Eskilstuna. Den 15 oktober 2003 lade CSN ner 11 kontor. Lokalkontoren benämndes ”CSN” följt av namnet på orten där kontoret var beläget.

Lokalkontorens verksamhet samordnades i regioner. Antalet regioner var till att börja med fem. Från och med den 1 juli 2001 minskade antalet regioner till tre. I samband med avvecklingen av lokalkontor i oktober 2003 minskade antalet regioner till två för att helt avvecklas den 30 juni 2004.

Till och med den 15 oktober 2003 svarade lokalkontoren för prövning av alla ärenden om studiehjälp och studiemedel för studier i Sverige, timersättning och vuxenstudiestöd i olika former samt för frågor om återbetalning av studiemedel och studielån inom sitt län, med vissa undantag. Kontoren arbetade också med information till studerande, utbildningsanordnare, fackliga organisationer, arbetsförmedlingar och banker. Vid lokalkontoren fanns samrådsgrupper för prövning av studiestödsärenden. Efter den 15 oktober 2003 fördelas ärenden på kontoren efter andra principer.

Ansökningar om studiemedel för studier i utlandet handlades fram till 1992 vid CSN:s huvudkontor. Prövningen har därefter flyttats ut till vissa kontor. Frågor om återbetalning för låntagare som bor utomlands handläggs i Umeå. Ansökningar om studiehjälp för studier i utlandet prövas sedan 1993 av kontoret i Linköping.

Under perioden den 1 juli 1992 till den 31 december 1992 diariefördes handlingar i vuxenutbildningsnämndernas eller studiemedelsnämndernas arkiv.

Lokalkontoren övertog 1992 vissa handlingsserier från studiemedelsnämnderna och vuxenutbildningsnämnderna i samband med att nämnderna upphörde och kanslierna bildade lokalkontor.

Ärendehandläggningen har avsatt ansökningshandlingar med kompletteringar, korrespondens m.m. Arkivbildningen har i huvudsak påverkats av att nya handlingstyper tillkommit samt att vissa handlingar mikrofilmats eller sedan mitten av 1990-talet skannats. Ärendena har registrerats i handläggningssystemen eller diariet.

Utöver nämnda handlingar finns protokoll och föredragningslistor från samrådsmöten, arbetsplatsträffar m.m.

Inga räkenskapshandlingar finns i lokalkontorens arkiv. Huvudkontoret förvaltar anvisade medel och räkenskaper i övrigt.

Sökning i lokalkontorens arkiv:
Handlingar återfinns i första hand genom att söka i arkivförteckningar för kontoren. Mikrofilmade akter och vissa andra handlingar kan sökas i det elektroniska arkivet ArkivSvar. Lokalkontorens arkiv utgör delarkiv i CSN:s arkiv. De lokalkontorsarkiv som avslutades 2003 finns på Depona AB i Vilhelmina. Se även rubrik 5.2 Sökhjälp för arkiven.

6. Gallringsbestämmelser

Gallring av handlingar i studiestödsverksamheten

CSN gallrar handlingar med personuppgifter i studiestödsverksamheten enligt 16 § studiestödsdatalagen (2009:287). Bestämmelsen omfattar gallring av personuppgifter i som används i handläggningen av studiestöd i myndighetens it-system (STIS2000 och ArkivSvar). Bestämmelsen omfattar även gallring av pappershandlingar, mikrofilm och mikrofiche. CSN:s tillämpning av gallringsbestämmelsen framgår av CSN dnr 2010-1955-9070.
För att tillgodose forskningens behov får ett urval av personuppgifter som ska gallras från studiestödsverksamheten bevaras för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål. Personuppgifter får även bevaras för redovisningsändamål och användas för viss statistikverksamhet. Vilka handlingar och uppgifter som ska bevaras framgår av RA-MS 2013:6 (senast ändrad RA-MS 2013:30). RA-MS 2016:11 föreskriver ett undantag för skolkoder från handläggningen av timersättning.

Leveranser till Riksarkivet från CSN:s system

CSN levererar fortlöpande personuppgifter som gallras från myndighetens it-system men som ska bevaras enligt RA-MS 2013:6 till Riksarkivet. Dessa uppgifter får inte längre eftersökas för att användas i studiestödsverksamheten på CSN.

Gallring av handlingar inom hemutrustningslån

Handlingar och uppgifter i systemen bevaras tills vidare i enlighet med arkivlagen. Gallringsföreskrifter finns för skannade handlingar (RA-MS 2005:5).

Gallring av handlingar inom administrativ verksamhet

Handlingar från myndighetens styr- och stödverksamhet får gallras i enlighet med CSN:s lokala gallringsbeslut. Lokala gallringsbeslut finns för handlingar av ringa eller tillfällig betydelse, för loggar av aktiviteter i systemen, HR-området inkl. ansöknings-handlingar, ekonomisk redovisning och upphandling.

Tidigare tillämpade föreskrifter från Riksarkivets

Gallringsbeslut nr 577, upphävd genom RA Dnr 200-86-63.
Gallringsbeslut nr 711, delvis upphävd genom gallringsbeslut 951 helt upphävt genom beslut RA Dnr 200-86-63.
Gallringsbeslut nr 712, upphävd genom RA Dnr 200-86-63.
Gallringsbeslut nr 951, upphävd genom RA Dnr 200-86-63.
RA-MS 1987:24, upphävd genom RA-MS 1988:27.
RA-MS 1987:25, upphävd genom RA-MS 1988:27.
RA-MS 1987:26, upphävd genom RA-MS 1994:55.
RA-MS 1988:26, upphävd genom RA-MS 2013:6.
RA-MS1988:27, upphävd genom RA-MS 2013:6.
RA-MS 1994:55, upphävd genom RA-MS 2010:66.
RA-MS 1994:56, upphävd genom RA-MS 2000:17.
RA-MS 1998:42, upphävd genom RA-MS 2013:6.
RA-MS 2000:17, upphävd genom RA-MS 2013:6.
RA-MS 2005:22, avaktualiserad, gallring genomförd.
RA-MS 2010:66, beslut om upphävande, innebär inget nytt gallringsbeslut.
RA-MS 2011:38, upphävd genom RA-MS 2013:6.

7. Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 § OSL.

7.1 Sökning i handläggningssystemen

7.1.1 Sökning av information i STIS2000

CSN har en nästan helt digitaliserad informationshantering. Information för beviljning av studiehjälp, studiemedel och återbetalning i hanteras idag i studiestödets informationssystem (STIS2000). STIS2000 används dagligen av CSN:s handläggare och är också det system som primärt används för sökning av personuppgifter i ärenden eller av sammanställningar i anknytning till ärenden på begäran av allmänheten i enlighet med 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) och efter sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Utlämnande av personuppgifter i elektronisk form behöver ibland ske genom speciella program eller särskilda körningar.

7.1.2 Uppgifter som används i flera processer

Allmänna personuppgifter:
Vid handläggningen av ärenden om studiestöd behöver CSN uppgifter om namn, adress, folkbokföringslän, kommun och församling. Uppgift om namn och adress kan den sökande lämna i sin ansökan. Kontroll görs mot uppgifter i folk¬bokföringens register. Från folkbokföringens register erhålls uppgifter om ändringar av studerandes eller återbetalares folkbokföringsuppgifter. Kontrollen sker normalt genom så kallad program till programkoppling.

Uppgifter om namn och adress med flera folkbokföringsuppgifter är registrerade i olika databaser.

Studiestödshistorik:
För att underlätta handläggningen av nya studiestödsärenden finns det ett delsystem för sammanställning och presentation av uppgifter om tidigare beslutade och utbetalade studiestöd, återkrav, avskrivningar m.m. De uppgifter som utgör studiestödshistoriken är registrerade dels i ett särskilt historikregister (fönstret för stödhistorik i STIS2000), dels i handläggningssystemen.

Stödhistoriken presenterar de kalenderhalvår en studerande fått studiestöd och sammanställer uppgifter om antalet veckor som den studerande utnyttjat studiemedel, särskilt vuxenstudiestöd eller rekryteringsbidrag på olika utbildningsnivåer.

Uppgifter om skolor och utbildningar:
CSN har sammanställt förteckningar över skolor och utbildningar i olika former. Från och med andra kalenderhalvåret 1977 har CSN registrerat uppgifterna i ett särskilt register i (utbildningsregistret) i STIS numera i STIS2000. Underlaget för uppgifterna i utbildningsregistret inhämtas genom enkäter till skolorna.

Vid utvecklingen av det särskilda handläggningssystemet för studiestöd vid utlandsstudier i början av 1990-talet utvecklades också ett särskilt utbildningsregister över utbildningar utomlands. Registret innehöll uppgifter om utbildningar som bedömts med avseende på om de uppfyller villkoren i studiestödförfattningarna för att studiemedel ska kunna beviljas. Vissa uppgifter om utländska utbildningar har förts över till ett nytt gemensamt register för svenska och utländska utbildningar från och med den 1 juli 2001.

7.1.3 Beviljning och utbetalning av studiestöd

Handläggningen av de olika stöden har avsatt ansökningshandlingar med kompletteringar, korrespondens m.m. De flesta typer av ansökningshandlingar har mikrofilmats under en perioden 1989 till 1995/96 Våren 1995 började några lokalkontor att skanna vissa typer av handlingar. Vilka handlingar som mikrofilmats respektive skannats framgår av arkivförteckningarna. De skannade handlingarna lagras som elektroniska bilder.

För handläggningen av ärenden om studiestöd har även uppgifter inhämtats från andra myndigheter och organisationer i elektronisk form. Det gäller uppgifter om antagning till utbildning, registrering för studier, och studieresultat från skolor. Utöver dessa uppgifter lämnar Försäkringskassan uppgifter om godkända sjukperioder och Skatteverket uppgifter om taxerade inkomster.

Utdata i form av beslut om studiemedel eller rekryteringsbidrag och vissa andra handlingar sparas sedan 2003 i elektronisk form.

7.1.4 Återbetalning

Ärenden om återbetalning har avsatt ansökningshandlingar med kompletteringar, korrespondens m.m. Några typer av ansökningshandlingar har mikrofilmats under en period. Mikrofilmningen har ersatts med skanning. Av arkivförteckningen framgår vilka handlingar som mikrofilmats och när mikrofilmningen ersatts med skanning. De skannade handlingarna lagras som elektroniska bilder.

Skatteverket lämnar uppgifter om taxerade inkomster och förmögenhet som underlag för beräkning av årsbelopp.

Utdata i form av årsbesked och beslut i återbetalningsärenden sparas sedan 2002 i elektronisk form.

7.1.5 Diarieförda ärenden

Diarieförda ärenden, av i huvudsak administrativ karaktär (t.ex. remissvar, interna riktlinjer, extern korrespondens) eller som inte går att knyta direkt till ett studiehjälps-, studiemedels eller återbetalningsärende i STIS2000, går att återsöka genom delsystemet ”Diariet”. För sökning i diariet kan man vända sig till registratorskontoret på CSN:s huvudkontor i Sundsvall.

7.1.6 Ärenden om hemutrustningslån

Ärenden om lån till hemutrustning för flyktingar och vissa andra utlänningar handläggs och återsöks genom ett eget IT-stöd (Håbbe). För hjälp med sökning av uppgifter i ärenden om hemutrustning kan man vända sig till enheten för utländska medborgare på CSN:s huvudkontor i Sundsvall.

7.2 Utlämnande av allmänna handlingar och uppgifter i allmänna handlingar

Allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar vid CSN är i regel offentliga. Grundläggande bestämmelser om utlämnande av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105). Innan ett utlämnande kan ske görs en sekretessbedömning.

Begäran om utlämnande av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar sker till:

Brev eller besök: CSN, Norra Tjärngatan 2, 851 82 Sundsvall
E-brev: registrator@csn.se
Telefon: 060-18 60 00.
Fax: 060-18 61 93

7.3 Sekretessbestämmelser

Bestämmelser om sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess i ärenden om studiestöd och ärenden om hemutrustningslån till flyktingar och vissa andra utlänningar finns i 28 kap. 9 § och bestämmelser om sekretess i personaladministrativ verksamhet finns i 39 kap. Sekretessen för sådana uppgifter gäller i högst 50 år.

I 19 kap. 3 § finns bestämmelser om sekretess vid upphandling och i 31 kap. 16 § finns bestämmelser om enskilds affärs- eller driftförhållande med myndigheter. Sekretessen för denna typ av uppgifter gäller i högst 20 år.

I 21 kap. 3 §, finns bestämmelser om sekretess till skydd för förföljda personer (adress, telefon m.m.). Sekretessen för denna typ av uppgifter gäller i högst 70 år

I 24 kap 8 §, finns bestämmelser om sekretess för uppgifter i sådan särskild verksamhet hos en myndighet som avser framställning av statistik. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst sjuttio år, om uppgiften avser en enskilds personliga förhållanden, och annars i högst tjugo år.

I 21 kap. 5 § finns bestämmelser om sekretess för uppgift som rör en utlänning. Med ”utlänning” menas både utländsk medborgare och statslös. Sekretessen för denna typ av uppgifter gäller i högst 50 år

Ytterligare sekretessbestämmelser kan bli aktuella att tillämpa.

7.4 Informationsöverföringar

CSN har olika typer av elektroniskt informationsutbyte med andra myndigheter, både genom direktåtkomst och genom annat elektroniskt utlämnande, främst filöverföring. CSN är både mottagare och leverantör av uppgifter i olika informationsutbyten. Det handlar om uppgifter som behövs för CSN:s handläggning eller som andra myndigheter eller organ behöver i sin verksamhet. CSN får t.ex. uppgifter om antagningar och studieresultat från olika lärosäten, om inkomst och andra personuppgifter från Skatteverket, om vissa erhållna stöd från Försäkringskassan och om utländska medborgare från Migrationsverket. CSN lämnar uppgifter per fil till Skatteverket, Försäkringskassan och SCB. A-kassorna hämtar in uppgifter från CSN genom en egen webbservicetjänst. Skolor har direktåtkomst till uppgifter de lämnat till CSN via ett webbaserat gränssnitt.

7.5 Rätt till försäljning av personuppgifter

Vid utlämnande av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar och i register tar CSN inte betalt i annat fall än vad avgiftsförordningen (1992:191) föreskriver.

Kontroll

Skapad2015-11-30 12:47:32
Senast ändrad2017-09-06 11:14:22