Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Serie

Erbjuda ungdomsmottagning

Utbildningsförvaltningen

Handlingarna kan omfattas av sekretess enligt OSL 25 kap 1§.
Processen är en digital leverans som är sökbar i e-arkiv Stockholm. I e-arkivet redovisas informationen som ett bestånd med namnet "Patientjournaler från Stockholms skolors ungdomsmottagning". Journalerna är sökbara på namn och/eller personnummer. På grund av sekretess förvaras beståndet på en särskild yta med begränsad åtkomst.

Processen omfattas av patientjournaler från systemet PMO, upprättade av Stockholms stads ungdomsmottagning (SKUM).
Överlämnandet till Stadsarkivet skedde våren 2022 efter att systemet PMO tagits ur drift och avställts. Även ungdomsmottagningsverksamheten var då upphörd.

I Utbildningsförvaltningens arkivbildning 1999-2013 (SE/SSA/2940/01) redovisas journalerna i serie E 1 BBC (Ungdomsmottagningens journaler). Den serien har i sin helhet överförts till denna arkivbildning och process. Samtliga journaler från hela verksamhetsperioden (2005-2020) är därför arkiverade tillsammans under denna process och arkivbildning.

På Stadsarkivet, i e-arkiv Stockholm, förvaras journaler och tillhörande bilagor av digitalt format som i huvudsak upprättats under åren 2005-2020 och som omfattar födelseåren 1917-2017. Majoriteten av journalerna gäller personer födda från och med 1990-talet, de tidigare journalerna är undantag. Kvar hos Utbildningsförvaltningen finns analoga journaler som upprättats 1970-2004 och som omfattar födelseåren 1955-1994. För personer födda 1955-1994 kan därför journalen finnas antingen hos Utbildningsförvaltningen (analogt) eller i e-arkivet (digitalt) eller på båda ställena.

Sekretess:
Journalerna och bilagorna omfattas av sekretess enligt OSL 25 kap. 1 §. Sekretessen gäller i högst 70 år från sista anteckning i journal.

Att tänka på vid utlämnande:
Journalerna omfattas av sekretess enligt OSL 25 kap. 1 §. Sekretessen gäller i högst 70 år från sista anteckning i journal.
Hos utbildningsförvaltningen förvaras pappersjournaler som upprättats under åren 1970-2004 och omfattar patienter födda år 1955-1994. I e-arkivet finns digitala journaler som har upprättats under åren 2005-2020 och omfattar födelseåren 1917-2017. Om begäran om utlämnande gäller patient född mellan 1955-1994 måste sökning alltså göras både i e-arkivet och bland utbildningsförvaltningens analoga journaler.

Gallring/Bevarande:
Samtliga journaler bevaras. Loggar gallras 5 år efter sista anteckning.
I leveransen har också ingått åtkomst- och aktivitetsloggar för journalsystemet. Dessa ska gallras 5 år efter sista notering i ärendet enligt gallringsbeslut SSA 2022:03.

Beståndsinformation:
Beståndet omfattar fem olika journaltyper som upprättats under åren 2005-2020: administrativ journal, medicinsk journal, psykologjournal, kuratorjournal samt dietistjournal. Förutom den löpande informationen som förs in i journalerna hanteras ett antal dokument som kopplas till journalerna. Dessa utgörs av upprättade dokument som skapats i systemet samt inkomna dokument som skannats in och kopplats till patientjournalen.

Motsvarande journaltyper som upprättats före 2005 finns på papper i utbildningsförvaltningens arkiv. Det finns ingen gränsdragning mellan digitalt eller pappersmaterial i sortering efter personnummerordning. Brytningen mellan pappersjournaler och digitala journaler sker 2004/2005 och en person som har besökt ungdomsmottagningen både före och efter 2005 har därför både en pappersjournal och en digital journal.

Varje journal har exporterats ur källsystemet i både PDF/A-format och XML-format och båda varianterna av filerna har arkiverats i e-arkivet för att underlätta både läsbarhet och göra dem maskinellt hanterbara. Innehållet är identiskt i båda varianterna.

Ungdomsmottagningens journaler är förtecknade i process 7.3 i Utbildningsförvaltningens centrala förvaltnings bevarandeförteckning, enligt gällande klassificeringsstruktur från år 2013.

Verksamhetsbeskrivning:
Ungdomsmottagningen har funnits sedan 1970. Ungdomsmottagningen hette från början Rådgivningsbyrån för sex och samlevnad, initiativtagare var dåvarande skolöverläkaren Sven Ivar Rollof. Från början låg mottagningen på Kungsgatan 37. 1980 byter Rådgivningsbyrån namn till Stockholms skolors ungdomsmottagning (SKUM). Samma år flyttade mottagningen till Sveavägen 108. 1986 flyttade mottagningen igen till Kungsholmstorg 13 A. 1998 flyttade SKUM till Observatoriegatan 18 och har därefter varit kvar i lokalerna till nedläggningen. SKUM har varit en del av Skolhälsan. 2017 blev SKUM en egen enhet inom avdelningen för stöd kring lärande och elevhälsa (ALE), Utbildningsförvaltningen. Ungdomsmottagningen har till uppgift att förmedla kunskap, ge information, stöd och behandling/ tidiga insatser inom området sexuell, reproduktiv, psykisk och psykosocial hälsa. Uppdraget omfattar även att bedriva ett utåtriktat hälsofrämjande arbete för att informera elever om det stöd de kan få via ungdomsmottagningen. Verksamheten vänder sig till alla ungdomar upp till och med 22 års ålder.

SKUM har haft anställda barnmorskor, sjuksköterskor, gynekologer, psykiatriker, allmänläkare, kuratorer, psykologer, dietist, administratörer samt konsulter inom venereologi och barn- och ungdomsmedicin. SKUM lades ned 2020-12-31 då ungdomsmottagningsverksamheten i Stockholm omorganiserades. All ungdomsmottagningsverksamhet sker från 2021 i samverkan mellan Region Stockholm och stadsdelsnämnderna.

Historik:
Ungdomsmottagningen använde journalsystemet Journal III (leverantör Profdoc AB) under åren 2005-2010. Från och med 2011 är journalerna är upprättade i journalsystemet Profdoc Medical Office (PMO) i form av en s.k. molntjänst, Software as a service (SaaS). Vid systemskiftet migrerades alla journaler upprättade i Journal III till PMO och ingår därmed i detta bestånd.

 Volymer (1 st)

ReferenskodTidAnmärkning 
12004-09-29 – 2021-02-09Digitala patientjournaler med bilagor från systemet PMO, upprättade av Stockholms stads ungdomsmottagning (SKUM).
Journalerna omfattas av personer födda 1917-2017, men huvudsakligen från 1990-talet till 2017.
Journalerna är i huvudsak upprättade åren 2005-2020 men det förkommer enstaka handlingar innan och efteråt.