Sök i arkiven
Genvägar MENY

bild
Arkiv

Fastighetsnämnden


Grunddata

ReferenskodSE/SSA/0040
Länk till postenhttps://sok.riksarkivet.se/arkiv/k4uWigzJBIP8LziZJRhzZL
Omfång
78,1 Hyllmeter 
VillkorDelvis
VillkorsanmVissa handlingar i arkivet kan omfattas av sekretess. En sekretessprövning ska göras innan handlingar kan lämnas ut.
ArkivinstitutionStockholms stadsarkiv (depå: Liljeholmskajen)
Arkivbildare/upphov
Fastighetsnämnden i Stockholm
Kategori: Kommunal myndighet

Innehåll

Inledning (äldre form)2014-03-26
ARKIVBESKRIVNING
DNR 2.2.2-184/2014
Uppdaterad 2020-05-26







Arkivbeskrivning för Stockholms stads fastighetsnämnd

Tidpunkt för fastighetsnämndens tillkomst
Fastighetsnämnden inrättades den 1 januari 2005, då under namnet fastighets- och saluhallsnämnden, efter beslut i kommunfullmäktige. Inrättandet av nämnden var en del av en större organisationsöversyn av verksamheterna inom gatu- och fastighetsnämnden i Stockholms stad. Staden ville renodla och effektivisera verksamheterna samt tydliggöra ansvarsområdena, vilket ledde till att gatu- och fastighetsnämnden delades upp i tre nya nämnder: marknämnden (sedermera exploateringsnämnden), trafiknämnden (sedermera trafik- och renhållningsnämnden) samt fastighets- och saluhallsnämnden (sedermera fastighetsnämnden).

I samband med att fastighetsnämnden bildades övertog den verksamheterna från två nämnder, den under gatu- och fastighetsnämnden lydande avdelningen fastighetsförvaltningen och den under saluhallsstyrelsen lydande saluhallsförvaltningen. Samtidigt flyttades saluhallsstyrelsens ansvar för tomträttsmarken inom Slakthusområdet och vid Årsta Partihallar över till den nyinrättade exploateringsnämnden (dåvarande marknämnden).

Saluhallsstyrelsens arkiv (1967-2004) avslutades när fastighets- och saluhallsnämnden bildades 2005. År 2007 levererades hela arkivet till stadsarkivet, för att där införlivas med det tidigare levererade arkivmaterialet (1907-1966) från saluhallsstyrelsen, dåvarande slakthus- och saluhallsstyrelsen.

Arkivhandlingar från avdelningen fastighetsförvaltningens verksamhet före år 2005 ingår i gatu- och fastighetsnämndens arkiv, som avslutades i samband med bildandet av de nya nämnderna år 2005. Undantaget var fastighetsritningarna som överfördes till fastighets- och saluhallsnämnden (mer om detta under rubriken ”Övertagande av arkivhandlingar från annan myndighet”).

Fastighetskontorets verksamhet
Fastighetskontoret förvaltar och utvecklar Stockholms stads förvaltningsfastigheter, kulturfastigheter och kommersiella fastigheter. Det unika fastighetsbeståndet omfattar allt från slott och herrgårdar till konstnärsateljéer, villor och små torp på landet. Kontoret förvaltar även saluhallar och salutorg innanför stadens gränser samt skogsmark, naturvårdsområden, reservat och vissa lantegendomar (mark och gårdar) utanför kommungränsen.

Kontoret svarar för lokalförsörjningen till stadens övriga förvaltningar och andra kommunala organ samt till privata näringsidkare och föreningar. Bland hyresobjekten finns lokaler, byggnader, bostäder, bergrum, brandstationer, parkeringsplatser, parklekar samt plats i saluhallar och på salutorg. Kontoret upplåter även jakt- och fiskerätter på lantegendomarna samt tillhandahåller vissa kontorstjänster (posthantering, tryckeritjänster, varumottagning och reception) till framför allt hyresgästerna i Tekniska nämndhuset, men även till andra kunder.

I förvaltningen ingår att hantera upplåtelser med hyresrätt, arrenderätt och servitutsfrågor. Fastighetskontoret hanterar också frågor om förvärv, avyttringar och överlåtelser av stadens fastigheter. Kontoret upplåter torgplatser på salutorg inom kommungränsen samt utfärdar ordningsföreskrifter för och utövar tillsyn över torghandeln.

Till följd av renodlingen av stadens fastighetsbestånd flyttades förvaltningen av stadens barnstugor år 2005 över från fastighetsnämnden till SISAB (Skolfastigheter i Stockholm AB), förvaltningen av stadens sjukhem flyttades till FB Servicehus AB, sedermera Micasa AB, och förvaltningen av stadens kulturfastigheter flyttades till Stadsholmen AB, ett dotterbolag till Svenska Bostäder.

Den 1 april 2008 överfördes av 49 bergrum från brand- och räddningsnämnden till fastighetsnämnden, samt förvaltningen av 9 brandstationer och Ågesta övningsfält.

År 2011 överfördes förvaltningen av Liljevalchs konsthall från kulturnämnden samt förvaltningen av stadens idrottsanläggningar från idrottsnämnden till fastighetsnämnden.

I syfte att renodla stadens ansvar för förvärv och överlåtelse av mark överfördes också ansvaret för de fastigheter som staden ska avyttra eller exploatera utanför kommungränsen från fastighetsnämnden till exploateringsnämnden år 2011.
Förvaltningen av dessa fastigheter hanteras fortsättningsvis av fastighetskontoret via förvaltningsuppdrag.


Författningar som gäller fastighetskontorets kärnverksamhet

- Reglemente för fastighetsnämnden, Kfs 2019:09
- Reglemente med allmänna bestämmelser för Stockholms stads nämnder, Kfs 2008:12
- Lokala föreskrifter för torghandeln i Stockholms kommun, Kfs 2019:21
- Kommunallagen (2017:725)
- Förvaltningslagen (2017:900)
- Jordabalken (1970:994) avseende bl a hyra, arrende och försäljning
- Lagen om offentlig upphandling (2016:1145)
- Plan- och bygglagen (2010:900)
- Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)



Samband mellan fastighetskontorets verksamhet och viktigare handlingstyper

Fastighetskontorets verksamhet är indelad i följande verksamhetsområden:

1) Styra, planera och följa upp verksamheten
2) Ge verksamhetsstöd
3) Hyra ut och upplåta fastigheter
4) Drifta och underhålla fastigheter
5) Utveckla fastighetsbeståndet

Styra, planera och följa upp verksamheten
Förvaltningens ansvarsområden och åtaganden beskrivs i nämndens verksamhetsplaner och uppföljningen beskrivs i tertialrapporter, årsbokslut och verksamhetsberättelser. Inom detta verksamhetsområde återfinns också handlingar rörande kvalitetsarbete, säkerhet och intern kontroll. Styr- och planeringsdokumentationen bevaras och återsöks genom diariet, med undantag av exempelvis ledningsgruppens mötesanteckningar och dokumentation kring samverkan med personalen, såsom anteckningar från arbetsplatsträffar, förvaltningsgruppens mötesprotokoll samt MBL-förhandlingar, vilka alla redovisas i egna arkivserier.

Ge verksamhetsstöd
Inom fastighetskontorets interna stödorganisation upprättas dokumentation inom processgrupperna kommunikation och dokumentation samt administration av IT, personal och ekonomi. Exempel på handlingstyper är trycksaker, diariet, personalakter, redovisningshandlingar, information som publiceras på intranätet, anteckningar från avdelningsmöten, beställningar och administrativa avtal.

Den löpande hanteringen av kontorets ekonomiadministration och löneadministration sköts av stadens serviceförvaltning, vilket innebär att analoga räkenskapshandlingar och löneadministrativa handlingar förvaras där under innevarande år. Därefter sänds handlingarna till fastighetskontoret för arkivering. En stor del av ekonomi- och lönehanteringen hanteras digitalt i ekonomisystemet Agresso respektive löne- och personalsystemet LISA, för vilka stadsledningskontoret har arkivansvar.

Hyra ut och upplåta fastigheter
Fastighetskontoret har till uppdrag att hyra ut och upplåta stadens fastigheter. Samtliga upplåtelser regleras i hyresavtal, arrendeavtal, torgplatsupplåtelser eller jakt- och fiskerätter. Originalavtalen förvaras i egna serier i arkivet, i de flesta fall alfabetiskt efter fastighetsbeteckning tillsammans med eventuella bilagor och särskilda villkor. Alla avtal registreras i kontorets fastighetssystem L.E.B, dit också en skannad version av avtalet kopplas. I fastighetssystemet registreras även information kring fastigheterna, bland annat gällande underhållsplanering och löpande drift. En stor del av dokumentationen rörande fastigheter, hyresgäster och hyresavtal består av digital information i fastighetssystemet L.E.B., exempelvis i olika skärmvyer i systemet. Ingen av denna information kommer att levereras i samband med leveransen av myndighetsarkivet för åren 2005-2104.

År 2020 kommer systemet att ersättas av nya systemstöd. När dessa nya system är på plats, och information från L.E.B. System har migrerats över till de nya systemen, kommer kvarvarande information som ska bevaras att levereras till e-arkiv Stockholm. Detta beräknas ske någon gång under år 2021.

Inom verksamhetsområdet ”Hyra ut och upplåta fastigheter” ingår kontorets kommunikation med hyresgästerna. Kontakter med hyresgäster dokumenteras i form av till exempel korrespondens och anteckningar vid hyresgästmöten. Det kan också röra sig om upplåtelsefrågor eller tillsyn av torghandeln. Utöver detta genomför kontoret med jämna mellanrum marknadsundersökningar hos kunderna/hyresgästerna.
Kommunikationen med hyresgästerna återfinns till största delen i diariet.

Processen ”Erbjuda förvaltningsuppdrag” innehåller den dokumentation som uppstår när kontoret åtar sig att förvalta fastigheter som ägs av andra fastighetsägare inom staden, då främst exploateringsnämnden. Handlingar som upprättas är framför allt avtal.

Drifta och underhålla fastigheter
Fastighetskontoret har till uppgift att förvalta och underhålla stadens fastigheter. I fastighetsbeståndet ingår förvaltningsbyggnader, kommersiella byggnader, idrottsanläggningar och kulturbyggnader samt saluhallar, salutorg, parklekar, bergrum, brandstationer och parkeringsplatser. Dessutom förvaltas skogsmark, naturvårdsområden och reservat utanför kommungränsen.

Inom processen ”Drifta fastigheter” uppstår dokumentation från löpande fastighetsförvaltning (både byggnader och mark), exempelvis tekniska besiktningar, drift och skötsel, leverantörsavtal, dokumentation kring miljöfrågor samt felanmälan rörande fastigheterna. Informationen återfinns framför allt i fastighetssystemet, men en del handlingar diarieförs.

Inom processen ”Underhålla fastigheter och anpassa hyresobjekt” utreds behovet av och planering för fastigheternas underhåll och lokalanpassningar samt arbete åt utomstående. Arbetet utmynnar i en underhållsplan som kontinuerligt uppdateras och revideras vid behov. Informationen förvaras digitalt i fastighetssystemet.

Processen ”Upphandla och genomföra byggprojekt” omfattar all projektdokumentation i byggprojektens genomförandefas. Projekthandlingar diarieförs till stor del, men en del handlingstyper förvaras hos handläggare till dess att de arkiveras. Samtliga handlingar rörande upphandling diarieförs.

Utveckla fastighetsbeståndet
I fastighetskontorets uppdrag ingår att utreda möjligheterna att utveckla och förädla fastighetsbeståndet. Det kan till exempel handla om att driva utvecklingsprojekt, upprätta affärsplaner för fastigheterna eller genomföra fastighetstransaktioner.

Utvecklingsprojektens handlingar upprättas inom detta verksamhetsområde i dess projekteringsfas. Viktigare beslutsunderlag diarieförs. Genomförandefasen dokumenteras därefter inom processen ”Upphandla och genomföra byggprojekt” (se ovan).

Ett transaktionsärende innehåller dokumentation i samband med avyttring eller förvärv av en fastighet. Det kan röra sig om information rörande fastigheten, skriftväxling mellan myndigheter och enskilda, eventuella förrättningshandlingar samt köpehandlingar av olika slag. Ärendena diarieförs i sin helhet.




Organisation

Fastighetskontoret har ca 140 medarbetare


Organisationsskiss fastighetskontoret (år 2014)
(Se pappersförteckningen)



För att fullfölja sitt uppdrag är fastighetskontoret organiserat i tre avdelningar: fastighetsavdelningen, utvecklingsavdelningen (som består av två enheter: fastighetsutveckling och verksamhetsutveckling) och projektavdelningen. Som stödjande och styrande resurser ingår även kommunikationsstaben och administrativa avdelningen i organisationen.


Sökingångar till arkivet

Registreringsplan och diarium
En relativt stor del av fastighetskontorets allmänna handlingar återsöks genom diariet. Diariets struktur redovisas i registreringsplanen (diarieplanen). Från och med år 2010 är registreringsplanen ordnad enligt en processorienterad struktur. Äldre diarieplaner arkiveras.

Bevarandeförteckning
Bland de handlingar som förvaras utanför diariet och redovisas i egna arkivserier, kan nämnas hyresavtal, nämndens protokoll, fastighetsritningar och viss projektdokumentation. Dessa handlingar är sökbara via bevarandeförteckningen (arkivförteckningen). I bevarandeförteckningen kan man söka efter de handlingar som ska bevaras på en övergripande nivå, det vill säga där framgår inte vilka enskilda handlingar som finns, utan vilka typer av handlingar som finns.

Ritningsregister
Kontoret har en omfattande samling av ritningar, som innehåller både analoga och digitala fastighetsritningar. Dessa förvaras och redovisas för sig som ett eget handlingsslag i separata register, istället för att redovisas inom ett verksamhetsområde eller en process. Fastighetsritningarna upprättas och används, mer eller mindre, inom samtliga processer i kärnverksamheten.

De digitala fastighetsritningarna hanteras i ett eget dokumenthanteringssystem för ritningar och modeller (Conisio). Informationen lagras lokalt på server. I Conisio finns det ritningar som upprättats digitalt, samt skannade kopior av analoga ritningar. Ritningarna är registrerade enligt fastighetsbeteckning och ritningstyp, exempelvis konstruktionsritning. Ritningsregistret förvaltas och sköts av funktionen för teknisk förvaltningsinformation. Förvaltningens arkiv påbörjades år 2005 i samband med att organisationen bildades. Systemstödet kommer att ersättas av ett nytt system för ritningar år 2020-2021. I samband med detta kommer ritningar som inte är aktuella (avyttrade, rivna etc.) för verksamheten att ställas av och levereras till e-arkiv Stockholm. Ritningarna som ställs av hör till två olika arkivbildare. Fastighetskontoret är arkivbildare för ritningar över idrottsanläggningar, brandstationer, berg- och skyddsrum. Ritningar över övriga fastigheter hör till gatu- och fastighetskontorets arkiv.

De analoga ritningarna i Trafikkontorets arkiv, som har fastighetskontoret som arkivbildare, är ordnade och förtecknade per anläggning/fastighet i Excelregister. Dessa ritningar finns även skannade och tillgängliga digitalt i ritningssystemet. Analoga ritningar och register över idrottsanläggningar levererades till Stockholms stadsarkiv år 2020.

De analoga ritningarna som hör till gatu- och fastighetskontorets arkiv är ännu inte ordnade och förtecknade. Det pågår ett arbete med att ordna och förteckna dessa. Arbetet påbörjades år 2016 och beräknas vara avslutat år 2021/2022. Även dessa ritningar förtecknas per fastighet i ett Excelregister. Ritningar över de fastigheter som fastighetskontoret fortfarande äger och förvaltar finns skannade och tillgängliga i fastighetskontorets ritningssystem.

För mer information om de olika samlingarna av ritningar som finns hos verksamheten, se avsnitt ”Övertagande av arkivhandlingar från annan myndighet.

Hanteringsanvisningar
I hanteringsanvisningarna (dokumenthanteringsplanen) finns samtliga handlingstyper (dokumenttyper) inom förvaltningen redovisade, oavsett om de bevaras eller gallras.

Inskränkningar i tillgängligheten genom gallring
Följande gallringsbeslut, fastställda av stadsarkivet, gäller för fastighetskontorets verksamhet:
1) Stadsövergripande gallringsbeslut:
- Gallring av handlingar i upphandlingsärenden 2003:13 och 2004:8
- Gallring av information inom löne- och personaladministration 2011:9
- Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 2016:01
- Gallring av handlingar inom bygg- och anläggningsprojekt 2015:10
- Gallring av handlingar inom EU-projekt 2016:24
- Gallring av räkenskapsmaterial 2019:20

2) Myndighetsspecifika gallringsbeslut:
- Gallring av uppgifter rörande felanmälan i fastigheter 2007:13
- Gallring av uppgifter i Personec Time-systemet 2009:22 (gemensamt beslut tillsammans med trafikkontoret m.fl.)
- Gallring och bevarande av fastighetskontorets digitala information inom verksamhetsområde 3 ”Hyra ut och upplåta fastigheter” 2011:25


Övertagande av arkivhandlingar från annan myndighet

Ritningar från gatu- och fastighetsnämnden (gatu- och fastighetsnämnden arkivbildare)
När fastighetsnämnden bildades år 2005 övertog förvaltningen ansvaret för de fastighetsritningar som tidigare hade tillhört gatu- och fastighetsnämnden. Ritningsarkivet omfattar ca 6 000 fastigheter med sammanlagt ca 200 000 analoga ritningar, de äldsta upprättade på 1890- talet. För närvarande förvaras ritningarna i arkivet i Tekniska nämndhuset och handhas av trafikkontorets dokumentationsenhet fram till år 2021/2022, enligt en överenskommelse med fastighetskontoret. Med anledning av ombyggnationen av Tekniska nämndhuset kommer de analoga ritningarna att levereras fortlöpande till Stockholms stadsarkiv, med start i juni 2020 fram till hösten 2022. Ritningar som hör till de fastigheter som fastighetskontoret fortfarande äger och förvaltar (ca 400 fastigheter) är till stor del skannade och finns i fastighetskontorets system för ritningar. Dessa skannade kopior av ritningar kommer inte att ingå i leveransen till stadsarkivet, eftersom de behövs i de förvaltande verksamheterna inom fastighetskontoret. Ritningarna kommer att förtecknas i det följande arkivet, som sträcker sig från åren 2019 och framåt. Det som kommer att levereras ur ritningssystemet till e-arkiv Stockholm är ritningar över fastigheter som är avställda (avyttrade, rivna etc.). En leverans av dessa beräknas kunna ske år 2021.

Fastighetsritningarna i gatu- och fastighetsnämndens bestånd som rörde barnstugor överfördes till SISAB år 2005 (leverans av ritningar fram till och med år 2011), 498 objekt och fastighetsritningar rörande sjukhem överfördes till Micasa AB (f.d. FB Servicehus AB), 72 objekt. År 2011 levererades 16 214 ritningar avseende totalt 498 objekt/fastigheter ur arkivet i Tekniska nämndhuset till SISAB. År 2020 skedde en restleverans av 619 ritningar.

I renodlingen av fastighetsbeståndet ingick även kulturfastigheter som övergick till Stadsholmen AB. År 2019 överfördes 12 838 ritningar.

I övrigt har följande leveranser ur samlingen gjorts till andra arkivbildare:
• Familjebostäder – 9 990 ritningar som Familjebostäder valde att leverera till Stockholms stadsarkiv år 2017.
• Svenska Bostäder – 1 935 ritningar.
• Stockholmshem – 19 714 ritningar som levererades till Stockholms stadsarkiv år 2019.

Handlingar och ritningar rörande brandstationer och berg- och skyddsrum (fastighetsnämnden arkivbildare)
Under 2008 och 2009 övertog fastighetsnämnden förvaltningen av stadens brandstationer samt berg- och skyddsrum från brand- och räddningsnämnden. I samband med det detta överlämnades aktuella handlingar, såsom avtal och pågående ärenden, till fastighetskontoret. Utöver det levererades också ett arkiv med äldre fastighetsritningar.
Ritningarna är ordnade och förtecknade per fastighet. Samlingen med ritningar över berg- och skyddsrum omfattar 5628 ritningar. Samlingen med ritningar över brandstationer uppgår till 813 st. Ritningarna över berg- och skyddsrum är till del hemliga i enlighet med 15 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen.

Handlingar och ritningar rörande idrottsanläggningar (fastighetsnämnden arkivbildare)
År 2011 överfördes förvaltningen av stadens idrottsanläggningar från idrottsnämnden till fastighetsnämnden. I samband med detta överlämnades aktuella handlingar rörande förvaltningen av anläggningarna, exempelvis hyresavtal och fastighetsritningar, till fastighetsnämnden. Pågående diarieförda ärenden avslutades på idrottsförvaltningen och handlades vidare på fastighetskontoret. Ritningarna som överfördes till fastighetskontoret är ordnade och förtecknade per anläggning. Samlingen uppgår till 10 459 ritningar. Dessa levererades till Stockholms stadsarkiv februari år 2020. Ritningarna finns även skannade i fastighetskontorets ritningssystem. De skannade kopiorna av ritningar kommer inte att levereras då dessa behövs inom fastighetskontorets förvaltande verksamheter.

Liljevalchs konsthall (fastighetsnämnden arkivbildare)
År 2011 överfördes förvaltningen av Liljevalchs konsthall på Djurgården från kulturnämnden till fastighetsnämnden. I samband med detta överlämnades aktuella handlingar/ärenden rörande förvaltningen av fastigheten till fastighetsnämnden.

Överlämnande av arkivhandlingar till annan myndighet
Vid överförande av ansvar år 2011 för de fastigheter som staden ska avyttra eller exploatera utanför kommungränsen överfördes även tillhörande diarieförda handlingar från fastighetsnämnden till exploateringsnämnden. Listor över överförda originalhandlingar förvaras i fastighetskontorets arkiv. Hänvisning finns i diarieföringssystemet Diabas om att originalhandlingen har överlämnats. Kopior finns kvar på fastighetskontoret i form av skannade PDF:er.

Tillgänglighet

SekretessDelvis
Restriktioner p.g.a. personuppgifterNej

Kontroll

Skapad2015-07-13 11:19:17
Senast ändrad2022-09-27 14:42:43