Arkiv

Integrationsnämnden / Integrationsförvaltningen

Grunddata

Referenskod

SE/SSA/2485

Länk till posten

https://sok.riksarkivet.se/arkiv/zgoHD40UHIF0KcR8kZZ0i3

ExtraID

2485

Omfång

38,15 Hyllmeter

Arkivinstitution

Stockholms stadsarkiv (depå: Kungsklippan)

Arkivbildare/upphov

Integrationsnämnden / Integrationsförvaltningen

Innehåll

Arkivhistorik

Arkivbeskrivning för Integrationsförvaltningen/Integrationsnämnden

Historik

Integrationsnämnden inrättades den 1 januari 1999 och förvaltningen den 1 mars samma år.
Verksamhet överfördes bl.a. från Arbetsmarknads- och utbildningsnämnden och Kultur- och idrottsnämnden, som hade ansvar för stödet till invandrarföreningar.

Förvaltningen bestod till en början av tre avdelningar och omfattades som mest ca 90 anställda: Administrativa avdelningen som ansvarade för personal- och ekonomiadministration, nämndverksamhet samt övergripande frågor som inköp, IT, kontorsservice och lokaler.
Stockholms invandrarmottagning - SIM (även Flyktingmottagningen och Avdelning för invandrarmottagning) som svarade för mottagandet av flyktingar och utarbetandet av individuella introduktionsprogram samt utbetalning av ekonomisk ersättning, s.k. introduktionsersättning.
Integrationsavdelningen som drev integrationsprogrammet, utvecklade och ansvarade för hemsidan, ansvarade för beredningen av stadens integrationspris - Nelson Mandela-priset, genomförde medborgarskapsceremonin, stödde föreningar med råd, utbildning och bidrag samt handlade frågor rörande stadens integrations- och demokratiarbete. Under 1999 ingick den s.k. storstadssatsningen som en enhet under avdelningen.

Från årsskiftet 1999/2000 övertog integrationsnämnden samordningsansvaret för stadens s.k. ytterstadssatsningen. Detta ansvar vilade tidigare på Gatu- och fastighetsnämnden. Satsningen startade 1995 och pågick fram till 2002 med syfte att skapa en bättre levnadsmiljö för boende i förorter. Den ovan nämnda storstadssatsningen hade sin grund i regeringens s.k. storstadspropositionen och omfattade områdena Husby, Tensta, Rinkeby, Rågsved och Skärholmen. Satsningen pågår fram till och med 2005. Med övertagandet av ytterstadssatsningen bildades ett särskilt kansli för storstads- och ytterstadssatsningarna på förvaltningen. Personalen omfattade en kanslichef, två projektledare och en assistens. Utöver att ha samordningsansvar för storstads- och ytterstadssatsningarna genomförde kansliet seminarier och konferenser.

Från 1 januari 2000 övertog förvaltningen redovisningsansvaret och flera andra ekonomiska rutiner från Utbildningsförvaltningen. Senare samma år lanserades förvaltningens hemsida.

Från årsskiftet fördes också de s.k. zigenarkonsulenterna över till Integrationsförvaltningen. Zigenarkonsulentverksamheten infördes under 1950-talet och var organisatoriskt placerad under socialtjänsten. I samband med stadsdelsnämndsreformen fördes handlingarna fram till och med 1996 till Stockholms stadsarkiv.

En del av integrationsavdelningen tillsammans med storstads- och ytterstadskansliet överfördes organisatoriskt till stadsledningskontoret från årsskiftet 2003/04. Den kvarvarande delen av integrationsavdelningen placerades under administrativa avdelning. Denna grupp arbetade huvudsakligen mot föreningar och kom också att kallas Förenings- och projektgruppen. Under SIM låg mottagningsenheten, placeringsenheten och rekryteringsenheten.

Rekryteringsenhetens verksamhet startade som ett fristående projekt mellan stadsdelarna Maria-Gamla stan, Katarina-Sofia samt arbetsförmedlingen vid Södermalm och kallades då rekryteringsprogrammet. Under 2001 övergick projektet till Integrationsförvaltningen och blev året därpå en permanent verksamhet inom förvaltningen.

Det definitiva beslutet om förvaltningens nedläggning från årsskiftet 2004/05 fattades i kommunfullmäktige 17 juni 2004. Handläggningen av de s.k. flyktingärenden fördes över till stadsdelsförvaltningarna. Förenings- och projektgruppen överfördes till Kulturförvaltningen. Handläggningen av statsbidrag fördes över till stadsledningskontoret. Rekryteringsenhetens verksamhet fördes till Utbildningsförvaltningen.

Arkivet

Förvaltningen tog över oavslutade ärenden och akter från Arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen. Under 1999 diariefördes handlingarna manuellt, till en början i löpnummerordning och sedan efter diarieplan. Från år 2000 började förvaltningen använda diarieföringssystemet Diabas (TietoEnator). Merparten av förvaltningens handlingar finns bland de diarieförda ärendena med diariet som sökingång. Tjänsteutlåtanden och föreningsbidragshandlingar söks i diariet vilket också gäller för förvaltningens verksamhetsberättelser och årsbokslut samt handlingar rörande medborgarskapsceremonin. Vilka ärenden som diarieförts framgår av diariet - utskrifter av ärendelistor från Diabas återfinns i serie C 2.

Enligt dokumenthanteringsplanen skulle en totalutskrift av hemsidan göras årligen. Detta har dock inte gjorts, varför endast ett exemplar av denna finns uttaget från 2004 samt några mindre tidigare utskrifter i serie B 3.

Utöver huvuddiariet finns också ett sidodiarie, där överklaganden från klienter diarieförts. Hänvisning till sidodiariet och uppgifter om överklagandeärenden samt vissa handlingar i dessa ärenden återfinns i personakterna, de s.k. flyktingakterna. Sidodiariet har arkivlagts tillsammans med sidodiariets handlingar. Ingen F-serie gjordes från början i förteckningen för sidodiariets handlingar och dessa återfinns följaktligen i serie C 3 tillsammans med själva sidodiariet.

Under D, i serie D 2 Arkivredovisningar, återfinns relevanta handlingar rörande arkivet och förvaltningens dokumenthantering; gallringsbeslut, dokumenthanteringsplan m.m. De flyktingakter som vid årsskiftet 2004/05 var öppna vid Integrationsförvaltningen överfördes i original till aktuell stadsdelsförvaltning. I serie D 4 Listor över överförda flyktingakter och ärenden återfinns listorna över till vilka stadsdelsförvaltningar aktuella flyktingakter fördes över i samband med förvaltningens nedläggning vid årsskiftet 2004/05. Listorna omfattas av sekretess enligt sekretesslagen § 7:4.

Den andra viktiga delen av arkivet, utöver de diarieförda handlingarna, utgörs av Flyktingmottagningens personakter som upprättades över klienterna - flyktingakterna.
För handläggningen och i upprättandet av akterna användes datasystemet Flykt. Systemet infördes ca 1992 och omfattar även akter från tiden innan Integrationsförvaltningen då ingen större gallring av systemet gjorts. Det överfördes i samband med Integrationsförvaltningens nedläggning för att användas på stadsdelsförvaltningarna. Akterna är arkiverade i personnummerordning med kvinnan som aktledare och avställda årsvis det år då personen avaktualiserats.

En del handlingar rörande deltagare i det s.k. rekryteringsprogrammet finns arkiverade i serie F 10 B. Detta material är nära sammankopplat med flyktingakterna, då personer som haft en flyktingakt även kan ha varit delaktig i rekryteringsprogrammet. Uppgifter om anställning som inte finns bland de handlingar som rör deltagare i rekryteringsprogrammet kan således finnas i personens flyktingakt. Handlingarna rörande deltagarna är sorterat efter programmets klasser/grupper efter namn. För att hitta en speciell person finns grupplistor placerade först för varje grupp.

De s.k. zigenarkonsulternas verksamhet fördes till Integrationsförvaltningen från den 1 januari 2000. I samband med överflyttandet förde man med sig handlingar från de förvaltningar under vilka man organisatoriskt varit placerad tre år tillbaka i tiden. Detta då det inte ansågs lämpligt att splittra arkivbildningen för så korta tidsperioder. Under 1997 - 1998 låg zigenarkonsulenterna under Resursförvaltningen skola & socialtjänst och 1998 - 1999 under Socialtjänstförvaltningen. Handlingar rörande zigenarkonsulenterna från åren 1997 - 1999 finns således i Integrationsnämndens arkiv och återfinns i serie F 5 Handlingar rörande projekt för romer. Här finns även minnesanteckningar i rådgivningsärenden för enskilda personer som omfattas av sekretess enligt sekretesslagen § 7:4. I serie Ö 1 B finns pressklipp rörande romer på mikrofiche. Handlingar rörande överförande av zigenarkonsulenternas arkivmaterial återfinns i serie D 2.

Under verksamhetstiden sköttes löneutbetalningar av Gatu- och Fastighetskontorets löneadministration. Dessa ansvarade också för förvaltningens personalakter. I samband med nedläggningen av förvaltningen fördes lönematerial samt personalakter över till förvaltningen.
Personalakter för personer som arbetade vidare inom Stockholms stad har förts vidare till andra förvaltningar medan de personalakter som finns arkiverade omfattar personer som inte arbetat vidare inom Stockholms stad.

Gallring

Hösten 2000 upprättades en dokumenthanteringsplan för förvaltningen av en projektanställd arkivarie. I samband med denna gjordes en gallringsutredning för Integrationsförvaltningens handlingar. Utredningen utmynnande i gallringsbeslut 2001:7 från Stockholms stadsarkiv. Hösten 2004 anställdes en ny projektarkivarie för att avsluta förvaltningens arkiv. Då nya verksamheter tillkommit sedan den första dokumenthanteringsplanen och gallringsutredningen gjordes, genomfördes en ny gallringsutredning under hösten 2004. Gallringsbeslut 2005:1 fattades därefter av stadsarkivet.

Gallring rörande personalhandlingar omfattades av Stockholms stads generella gallringsbeslut 1999:5. Gallring för de ekonomiadministrativa handlingar omfattades av stadens generella gallringsbeslut 1997:7. Förvaltningen var ansluten till stadens ekonomiska redovisningssystem EDIT/EMIL. Två lokala gallringsbeslut rörande tillfälliga handlingar av ringa betydelse fattades också av förvaltningen.

Under förvaltningens verksamhetstid gallrades material av tillfällig betydelse som inte dokumenterade verksamheten, t.ex. rutinmässig korrespondens som förfrågningar och inbjudningar samt listor, mallar och scheman som användes i det dagliga arbetet. Ingen särskild dokumentation över vilka handlingar som gallrats finns. I samband med att ordnandet och förtecknandet av arkivet gallrades en del handlingar (se bifogad lista). Förutom de handlingar som enligt förteckningen ska bevaras levererades också till stadsarkivet gallringsbara lönehandlingar och ekonomihandlingar.
Sekretess

Verksamheten omfattades av sekretess enligt sekretesslagens 7 kap, 4 § (sekretess till skydd för enskilds personliga förhållanden). Sekretess gäller i högst 70 år.
För de personalakter som finns arkiverade i förvaltningens arkiv gäller sekretess enligt sekretesslagens 7 kap, 11§ (sekretess för myndighets personaladministrativa verksamhet). Sekretess gäller i högst 50 år.

Källor:

Kommunkalendern
Integrationsförvaltningens verksamhetsberättelser 1999 - 2003
www.integration.nu

Marlene Arnell
Projektanställd arkivarie 2004

Susanne Lager
Projektanställd arkivarie 2000

Handlingar som gallrats i samband med förvaltningens nedläggning

Enligt Integrationsförvaltningens gallringsförslag och Stockholms stadsarkivs gallringsbeslut 2005:1 har följande handlingar gallrats:

Förenings- och projektgruppen Access-databas

Rekryteringsprogrammet Närvarorapporter överenskommelse om försäkring för deltagare med stadsdel, förbindelse att följa ordningsregler för programmet

Förberedande Yrkessvenska (FYS) Access-databas länkad till Excel för närvarorapportering

Förberedande Yrkessvenska (FYS) Närvarolistor innan databasen togs i bruk

Fotografier som ej dokumenterat verksamheten och som använts till hemsidan och trycksaker.

För gallringsutredning och gallringsbeslut se serie D 2 i arkivförteckningen. I serien ingår också de två lokala gallringsbeslut enligt vilka handlingar gallrats kontinuerligt under förvaltningens verksamhetstid.

Därutöver gallrades följande material i januari 2005:

1 vol handlingar rörande flytten från Magnus Ladulåsgatan till Hornsgatan och Långholmsgatan 2003. Volymen innehöll e-post rörande möbler, inventarier och praktiska problem, externt informationsmaterial från flyttfirma, kopior av diarieförda handlingar, flyttinstruktioner samt planritningar över lokalerna på Hornsgatan och Långholmsgatan. Handlingarna gallrades med hänvisning till dokumenthanteringsplanen och de två lokala gallringsbesluten.

2 vol avstämningslistor Flykt 1994 (10 års gallringsfrist)
2 vol flextidsrapportering 1998 (2 års gallringsfrist enligt SSA:s gallringsbeslut 1999:5)
1 vol signallistor 1999 (2 års gallringsfrist enligt SSA:s gallringsbeslut 1999:5)
1 vol läkarintyg och sjukfrånvaro 1999 (3 års gallringsfrist enligt SSA:s gallringsbeslut 1999:5)

Inledning (äldre form)

SSA/2485

Integrationsnämnden - tillägg rörande zigenarkonsulenternas handlingar

När Socialnämnden lades ner efter 1996 upphörde också dess zigenarsektion.
Sektionens arkiv levererades till Stockholms stadsarkiv och förvaras nu där (SSA/1929).
Zigenarkonsulenterna överfördes till den nyinrättade Resursnämnden för skola och socialtjänst där de ingick 1997-1998. När Resursnämnden ombildades till Socialtjänstnämnden 1999 följde konsulenterna med dit. Redan efter ett år överfördes dock zigenarkonsulenterna till Integrationsnämnden där de kvarblev till dess att denna nämnd upphörde efter 2004.
Arkivhandlingarna för zigenarkonsulenternas verksamhet åren 1997-2004 förvaras nu sammanhängande i Integrationsnämndens arkiv och återfinns i serierna F 5, F12 och Ö 1B -
se vidare dessa.
Diarieförda handlingar i frågor rörande romer (zigenare) återfinns dock i resp. nämnds arkiv.

Sekretess
Omfattande delar av serie F 5 rör enskilda personer. Dessa delar omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL); i huvudsak Kap.26 §1 mfl.

Accessioner
Arkivet inkom till stadsarkivet i februari 2005 med acc.nr 2005:013.

Arkivförteckning
Integrationsnämndens arkiv var förtecknat vid leveransen till stadsarkivet 2005.

Hösten 2013 uppmärksammades i massmedia registrering av romer av polisen i Skåne.
Under den efterföljande debatten ”släppte” regeringen delar av en kommande vitbok om romer i Sverige varvid uppmärksamhet riktades mot Stockholm och dess förutvarande zigenarsektion.
Stadsledningen beslutade då att låta en oberoende jurist gå igenom bla zigenarsektionens arbete. Stadsarkivet fick nu också in ett flertal förfrågningar från enskilda personer om ev. handlingar/uppgifter i zigenarsektionens arkiv. Med anledning av detta beslutades att undertecknad skulle göra en bearbetning av sektionens arkivförteckning och göra den mycket utförligare och transparant. Detta arbete har genomförts i oktober-november 2013.
Jag har nu i november 2013 också gått igenom de serier som rör romer i Integrationsnämndens arkiv. En bearbetad innehållsförteckning har upprättats av Johannes Eriksson.

Stockholm i Stadsarkivet Frihamnen 2013-11-15

Lars Asklund
1:e arkivarie

Ämnesord

Ämnesord, ort

Stockholms stad

Kontroll

Skapad	2012-07-16 12:59:41
Senast ändrad	2013-12-18 13:54:54

Serier (8 st)

Referenskod	Titel	Anmärkning
A	PROTOKOLL OCH MINNESANTECKNINGAR
B	ARKIVEXEMPLAR AV UTGÅENDE HANDLINGAR
C	DIARIER
D	REGISTER
E	INKOMNA HANDLINGAR	Finns ej.	Läsesal
F	ÄMNESORDNADE HANDLINGAR
G	RÄKENSKAPER
Ö	ÖVRIGT