Inledning till NAD-handboken

3 Mellan- och överstatliga institutioner

Senaste uppdatering: 2006-08-17

Till Referenser

3.1 Identifikation av institutionen

Hänvisning: KRS: 21.1B1

3.1.1 Vad är en mellanstatlig institution?

Med mellanstatlig institution menas här i första hand en förening av två eller flera staters (eller besittningar och andra områden med särskilt styre) officiella institutioner. I en sådan organisation är länder eller dess officiella institutioner medlemmar. De kan bildas av representanter för olika länders regeringar, lagstiftande församlingar, myndigheter, kommittéer o.a. som utgör dessa länders officiella organ.

Exempel

WHO, UPU, FN, Nordiska rådet, Nordiska ministerrådet, EBRD, OSSE, SEATO, 1981 års gränsöversyn mellan Sverige och Finland

3.1.2 Vad är en överstatlig institution?

Med överstatliga institutioner menas här EU och EU-institutioner som har formell rätt att sanktionera sin jurisdiktion inom ett territorium av flera stater.

För internationella sammanslutningar av enskild karaktär, se Föreningar och Affärsföretag

3.1.3 Tillfälliga sammankomster och gruppbildningar

Hänvisningar: KRS: 21.1B1

Tillfälliga gruppbildningar eller sammankomster där statliga institutioner ingår, bör i allmänhet inte registreras i en egen post. Undantag gäller om sammankomsten eller gruppbildningen haft en enhetlig och självständig karaktär i något avseende. Försök alltid att identifiera de ingående institutionerna och skapa även poster för dem. Länka sedan de olika posterna efter behov (se vidare Hänvisningar till andra personer eller institutioner).

Vid oklarhet: skapa gärna preliminära auktoritetsposter! Detta underlättar särskiljning och matchning vid eventuellt informationsutbyte.

3.1.4 Avdelningar

I regel bör man inte registrera avdelningar eller andra direkt underordnade enheter av en statlig institution i en egen post. I undantagsfall kan avdelningen bilda en egen auktoritetspost: den bör då ha haft en viss självständighet i något avseende. Registrera alltid den överordnade enheten och hänvisa mellan posterna.

Vid oklarhet: skapa gärna en preliminär auktoritetspost! Detta underlättar särskiljning och matchning vid eventuellt informationsutbyte.

3.1.5 Omorganiseringar

I samband med omorganiseringar kan s.k. övergångsformer uppträda, såsom avvecklingsmyndigheter, interimsorganisation, provisorisk regering, etc. Gör särskild notis om sådant antingen i Historik eller Anmärkningar.

3.1.6 Hur kan man säkerställa dess identitet?

• Mellanstatliga institutioner skall kunna identifieras genom sina stadgar eller andra konstituerande dokument.
• Vissa bilaterala organisationer kan identifieras genom respektive regeringars (eller andra officiella representanter för landet) enskilda beslut.
• I undantagsfall kan ett officiellt beslut om medlemskap identifiera själva organisationen.

• Om dokumentet inte tydligt definierar institutionen, kan man överväga att ändå upprätta en preliminär auktoritetspost (se vidare Kravspecifikationer). Detta gäller också äldre och hävdvunna institutioner, vars ursprung inte är dokumenterat.

3.1.7 Grunddokument

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Grunddokument

Med "grunddokument" avses i första hand det dokument som talar om att institutionen grundas, alternativt ett tidigaste dokument som bekräftar institutionens existens.

Exempel:

Stadgar, mellanstatliga fördrag, instruktion

Av dokumentet bör det framgå om det ersätter tidigare stadgar eller fördrag för samma institution. Ange viktigare stadgeändringar eller liknande omorganisationer. Observera att omorganisation även kan påverka institutionens identitet). Notera som intern anmärkning om resultatlös undersökning utförts. Ange som anmärkning i särskilt delfält värdet "okänd" om uppgift inte kan erhållas.

Exempel:

Europeiska unionen. Grundläggande fördrag: Fördraget om europeiska kol- och stålgemenskapen (1957). Exempel på viktigare tillägg: Maastrichtfördraget 1993.

Rekommenderade källor

Statskalendern innehåller uppgifter om Europarådet, EU och underordnade organ från och med 1994 års utgåva.

3.1.8 Hur redovisar man institutionens identitet?

Identitetskod

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Identitetskod

Varje institution i auktoritetsregistret skall ha en identitetskod. Koden skall vara unik och oföränderlig. Därför skall den inte innehålla någon annan information som kan ändras under postens existens. Koden får heller inte återanvändas då institutionen har upphört. Den bör utgöra ett rent numeriskt värde, t.ex. ett informationsneutralt löpnummer. All information i registret som upprättats för den specifika institutionen skall vara knuten till denna identitetskod.

I NAD skall denna kod kombineras med institutionskod för institutionen som upprättar posten, och landskod (enligt ISO 3166) för institutionens land. Den sammansatta koden ger också auktoritetsposten dess identitet i NAD. Institutionskoder för NAD tilldelas av Riksarkivet. Befintliga institutionskoder visas i NAD.

Exempel:

SE	Sverige	Landskod enligt ISO 3166
RA	Riksarkivet	Institutionskod för registeransvarig institution enligt särskild lista
1		Valfritt unikt värde för institutions identitet inom auktoritetsregistret

Typ av auktoritetspost

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Typ av auktoritetspost

Ange ett av följande värden:

• Person
• Familj
• Institution

Typ av auktoritetspost i ARKIS

I ARKIS använder man ett större urval av posttyper. Observera att denna särskiljning har till syfte att styra relationerna mellan olika auktoritetsposter (se vidare Hänvisningar till andra institutioner eller personer) och inte avser att klassificera institutionen som sådan. För sådan klassifikation, se Verksamhetsbeskrivning. Poster för centrala statliga institutioner kan i ARKIS tillhöra endera av följande typer:

• Myndighet
• Myndighet (upphörd)
• Organisatorisk enhet inom myndighet
• Organisatorisk enhet inom myndighet (upphörd)
• Arkivinstitution

Val av typ påverkar i ARKIS också möjligheter att upprätta relationer mellan institutioner och personer (se vidare punkt 3.7).

3.2 Auktoriserad namnform

Hänvisningar:

KRS: 24.1

NAD 2 dataelementkatalog: Auktoriserad namnform

Auktoriserad namnform är den namnform som rekommenderas vid informationsutbyte. Utgå från det namn institutionen själv använder. Anpassa enligt nedanstående regler.

I ARKIS skrivs den auktoriserade namnformen in i de olika delfälten i "Namn". Skriv den auktoriserade namnformen för en statlig institution i delfältet "Överordnad del/Efternamn". Om namnet består av flera delar, se vidare punkt 3.2.5.

3.2.1 Standardisering av språk i internationella namn

Hänvisning: KRS 24.3B

Använd svensk namnform när sådan finns. Om vedertagen svensk namnform saknas, använd engelsk namnform. Om vedertagen engelsk namnform saknas, använd en form på institutionens officiella språk.

3.2.2 Ordföljd

Den auktoriserade namnformen skrivs i rak ordföljd.

Exempel:

Nordiska farmakopénämndens biologiska standardiseringskommitté

ej Farmakopénämndens biologiska standardiseringskommitté, Nordiska

ej Biologiska standardiseringskommitté, Nordiska farmakopénämndens

3.2.3 Skiljetecken

Hänvisningar:

KRS 1.0C., 1.0G

Myndigheternas skrivregler kap. 10

Svenska skrivregler kap. 149-260.

Ange i regel de skiljetecken som förekommer i den auktoriserade namnform som föreskrivs.

3.2.4 Stora och små bokstäver

Hänvisning: KRS bilaga A

• Endast första ledet i institutionsnamn får i allmänhet stor begynnelsebokstav: Tekniska högskolan; Svenska akademien; Statens sockernämnd; Sveriges radio AB, Kommittén ang statsfientlig verksamhet
• Undantag: Då namnet börjar med
  • Aktiebolag (AB)
  • Kungliga (Kungl.)
  • Sällskapet
  • Stiftelsen
  och liknande får också andra ledet stor begynnelsebokstav utom då detta är en preposition: Kungl. Tekniska högskolan. Men: Föreningen för arbetarskydd

3.2.5 Auktoriserad namnform: över- och underordnad del

Hänvisning: KRS 24.12-13

I regel skall över- och underordnade enheter anges genom hänvisningar mellan respektive auktoritetsposter. Ange alltså inte över- och underordnade enheter direkt i auktoritetsposten. Undantaget är om en avdelning inom en myndighet eller annan självständig enhet skall ges en egen post. Då skall myndighetens namn (den överordnade enheten) läggas till avdelningens namn. Myndighetens namn kan särskiljas från den underordnade enhetens namn antingen med en teckenavgränsning, t.ex. punkt ".", eller genom att informationen delas i två fält. Ange bara den aktuella avdelningens namn och myndighetens namn, inte eventuella mellanliggande enheters namn.

Exempel:

I ARKIS använder man de olika delfälten i "Namn". Man behöver inte ange skiljetecken.

Överordnad del	Nordiska ministerrådet
Underordnad del	TV-kommittén

Om man använder ett fält så ska delarna avgränsas så här:

Nordiska ministerrådet. TV-kommittén

3.2.6 Särskiljande tillägg

Hänvisningar:

KRS: 24.4C1-24.4C9

NAD 2 dataelementkatalog: Särskiljande tillägg

• För att särskilja institutioner med likalydande namn kan ett särskiljande tillägg presenteras i anslutning till den auktoriserade namnformen. Detta underlättar hanteringen vid presentation (rapporter) i listor eller i pappersform.
• Presentera tillägget inom parentes. I ARKIS använder man "Namn: Särskiljande tillägg" och behöver då inte lägga till parenteser.
• Använd annat tillägg än verksamhetstid.

3.2.7 Rekommenderade källor

Användning av elektroniskt lagrade versioner

Referera till tryckt källa eller tillgänglig handskrift som grund för uppgifter i auktoritetsregistret. Referenser till elektroniska databaser kan anges som kompletterande information. Utrikespolitiska institutet  har länkar till mellanstatliga institutioners hemsidor.

Mellan- och överstatliga institutioner

The statesman's year-book, Riksarkivets beståndsöversikt 5, Statskalendern (för EU och Europarådet).

Internationella avtal

Följande är källeditioner av Sveriges avtal med främmande makt:

Recueil des traités[...] en vigueur le 1er janvier 1910

Recueil des traités[...] en vigueur le 1er janvier 1926

Sverges traktater med främmande magter

Utdrag af de emellan Swerige å ena sidan och utrikes magter å andra sidan sedan 1718 slutna alliance-tractater och afhandlingar

Sveriges överenskommelser med främmande makter 1912-52

Även Svensk författningssamling innehåller sådana avtal

Internationella kommittéer, kongresser

3.3 Alternativnamn

Hänvisningar:

KRS: 24.1C Ändring av namn; 24.2-24.3 Varierande namn

NAD 2 dataelementkatalog: Alternativnamn

Man bör vara generös med att ange alternativa namn och skrivsätt då detta påverkar återsökningen. Använd nedan angivna källor systematiskt. Ange även andra dokumenterade varianter enligt 3.3.1 Typ av alternativnamn:

Förutom de systematiskt använda källorna bör man vara observant på följande:

• Vedertagna förkortningar och andra alternativa namnformer anges.
• Avvikande stavningar och skrivsätt bör i regel anges.
• De alternativa namnformerna skall bara gälla för en och samma institution. Om man bedömer det som att en ny institution föreligger, skall en ny auktoritetspost skapas.

3.3.1 Typ av alternativnamn

Alternativnamn kan inordnas under följande typer:

• Tidigare namn: institutionens tidigare namn, under vilken den vanligen uppträdde i källor från giltighetstiden. Även namnform som tidigare varit auktoriserad namnform.
  • Exempel:
• Översättning: Översättning av namnet till annat språk
  • Exempel:
• Förkortning:
  • Exempel:
• Övrig alternativ namnform: andra brukade namn, stavningsvarianter och skrivsätt.
  • Exempel:

3.3.2 Giltighetstid

Ange namnformens eventuella giltighetstid enligt reglerna i avsnitt 3.4 Verksamhetstid.

3.3.3 Rekommenderade källor vid upprättande av Nationella auktoritetsposter i NAD

Använd dessa källor systematiskt för att samla alternativnamn:

Statskalendern (om EU och Europarådet), Riksarkivets beståndsöversikter (särsk. del 5 bd.2, Internationella organisationer), Libris auktoritetsregister och bibliografiska register, arkivförteckningar.

3.4 Verksamhetstid

Hänvisningar:

KRS 24.4C8

NAD 2 dataelementkatalog: Verksamhetstid

Tiden då institutionen officiellt har varit i verksamhet.

Om datum ej är enligt gregoriansk kalender, ange detta som anmärkning

3.4.1 Osäker tidsangivelse

Osäker tidpunkt kan anges på följande vis:

Som ett tidsintervall:

"1800-tal"

säkert 1800-1899

"1810-tal"

säkert 1810-1819

Första årtiondet på ett århundrade kan anges som anmärkning

Som en vag uppgift:

"1819 c:a"

omkring 1819

"Okänt"

Institutionen känd, men tillkomst- eller upphörandedatum okänt. Ange uppgiften i särskilt delfält för anmärkningar

Precisera alltid tiden så noga som informationen medger. Ju mindre precist, desto sämre återsöknings- och sorteringsmöjligheter. Övriga undantag kan beskrivas i anmärkningar.

Precisera alltid tiden så noga som informationen medger. Ju mindre precist, desto sämre återsöknings- och sorteringsmöjligheter.

3.5 Verksamhetsbeskrivning

Verksamhetsbeskrivning omfattar beskrivning och klassifikation av en person eller institutions verksamhet. Den skall utgå från en generell beskrivning av verksamheten. Utifrån verksamhetsbeskrivningen skall ämnesord väljas i en särskild thesaurus över verksamhetsbeskrivande termer. Tillsammans med elementen "sektor" och "organisationsnivå" skall dessa beskriva verksamhet i form av en indexerad ordlista. Det skall också vara möjligt att välja mellan olika tesaurer, t.ex. olika klassifikationsschemata, för att ge mer skräddarsydda återsökningsmöjligheter.

3.5.1 Sektor

Hänvisningar:

KRS

NAD 2 dataelementkatalog: Sektor

Med sektorstillhörighet menas i första hand vilka rättsliga förhållanden en institution lyder under. Använd värdet "1 statlig" för mellan- och överstatliga institutioner.

Om institutionen inte kan hänföras till någondera av sektorerna "statlig", "kommunal" eller "enskild" skall värdet "övriga" anges.

3.5.2 Organisationsnivå

Hänvisningar:

KRS

NAD 2 dataelementkatalog: Organisationsnivå

Avser nivå för territoriell jurisdiktion. Ange i värdet "4 internationell" för mellan- och överstatliga institutioner.

3.5.3 Fasta termer i NAD för verksamhetsbeskrivning

I NAD förekommer ett urval av termer för verksamhetskategorier. Hänvisa gärna till dessa termer i det lokala registret, antingen genom att länka registret till NAD:s kategoritermer eller genom att ange kategorins term och kod i den lokala posten. I ARKIS finns dessa termer tillgängliga.

Val av sakord för verksamhet

Föredragna termer ur Svenska ämnesord  rekommenderas av NAD för att skapa sökingångar till institutioners verksamhet. Gör på följande vis:

1. Använd en instruktion, historik eller annan beskrivning som underlag för valet av verksamhetstermer.
2. Välj ut sådana termer som svarar på frågor som: Vilken verksamhet har institutionen bedrivit? Till vilket ämnesområde hör de ärenden institutionen handlagt?
3. Välj termer som beskriver verksamheten så precist som möjligt. För Statistiska tabellkommissionen (1858-1886) kan t.ex. termerna "befolkningsstatistik" och "ekonomisk statistik" användas. Använd i så fall inte den generella termen "statistik". Ju mer precis termen är, desto bättre återsökningsresultat.
4. Välj så många termer som är relevant för beskrivningen.
5. Jämför de valda termerna med termer i Svenska ämnesord. Använd lämpliga synonymer i Svenska ämnesord om orden inte återfinns. I de fall en lämplig term inte återfinns i Svenska ämnesord kan den föredragna termen lagras som lokal term. De kan också föreslås som nya ämnesord i Svenska ämnesord.

Verksamhet: sakord: lokal term

Här kan en fritt vald term , till exempel ur en egen, lokal ordlista användas för vidare förtydliganden av verksamhetsbeskrivningen. Termen bör knytas till de fasta termerna i en godkänd tesaurus.

Verksamhet: sakord: giltighetstid

Ange giltighetstiden för den särskilda verksamheten enligt regler i avsittet 1.4 Verksamhetstid.

Rekommenderade källor

Riksarkivets beståndsöversikt del 5: Internationella organisationer, Sveriges statskalender, The statesman's year-book

3.6 Topografiska upgifter

3.6.1 Hänvisning till fasta topografiska termer enligt NAD

För NAD:s räkning finns en särskild topografisk tesaurus, som också används i ARKIS. Man bör hänvisa till orterna i denna tesaurus när man gör topografiska hänvisningar i NAD. Om registret inte finns tillgängligt i den egna databasen kan man enklast göra hänvisningen genom att ange referenskod till den post i NAD:s topografiska tesaurus som man vill hänvisa till. Genom import till NAD kopplas sedan denna hänvisning samman med den topografiska uppgiften. Ange i första hand verksamhetsort för offentliga institutioner. Med verksamhetsort menas i allmänhet det territorium som institutionen har behörighet att verka i enligt instruktion eller liknande. Om detta område omfattar flera topografiska enheter i det topografiska registret, hänvisa till samtliga topografiska enheter som verksamhetsorten omfattar. Om området omfattar en del av en topografisk enhet i det topografiska registret, hänvisa till den topografiska enheten och gör en specifikation enligt (1.6.2) Topografi: lokal term. Kontrollera också att relationens tidsomfång inte överskrider den topografiska enhetens giltighetstid.

Om verksamhetsort inte kan bestämmas, kan lokaliseringsort anges. Lokaliseringsorten är platsen för institutionens huvudkontor. Även orter för lokalkontor och andra anläggningar kan anges som lokaliseringsort med anmärkning om detta. Lokaliseringsorten skall alltid vara en ort av typen "ort" (dvs ospecificerad ort). Ange lokaliseringsorten som lokal term (enligt punkt 1.6.2) och hänvisa till närmaste administrativa territorium i NAD:s topografiska tesaurus.

3.6.2 Topografi: lokal term

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: lokal term

Om en topografisk enhet inte återfinns i NAD:s topografiska tesaurus, ange denna ort som "lokal term". Man kan också göra en vidare specifikation av orten genom att ange en namnlös del eller riktning inom orten, t.ex. "norra delarna". Om en systematisk registrering av enheter som saknas i det topografiska registret behöver göras (exempelvis utländska eller upphörda territorier), bör ansvarig för NAD:s topografiska tesaurus kontaktas.

3.6.3 Relation mellan orter och institutioner

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Topografi: association

Anger vilken relation institutionen har i förhållande till den angivna orten. Ange ett av följande värden:

• Verksamhetsort: det territorium inom vilken myndigheten har verkat eller har haft jurisdiktion inom.
• Lokaliseringsort: en ort där myndigheten har haft huvudkontor eller annan anläggning.

Ange associationens giltighetstid om denna avviker från institutionens verksamhetstid.

3.7 Hänvisningar till andra institutioner eller personer

Hänvisningar:

KRS: kap. 26

NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person

Relationer till andra institutioner eller personer skall redovisas genom hänvisningar mellan auktoritetsposter. Gör hänvisningen så precis som möjligt. Relationen mellan olika namnformer för en institution behandlas under 3.3 Alternativnamn.

3.7.1 Hänvisning: relation

Hänvisning: NAD 2 dataelementkatalog: Hänvisning - institution eller person: typ

Avser typ av relation mellan olika personer eller institutioner. Använd följande värden:

Föregångare till

Efterföljare till

Underordnad

Överordnad

Se även

Annan relevant hänvisning

I ARKIS anger man "Hänvisning: relation" genom den post varifrån relationen upprättas. Relationen presenteras ömsevis, dvs. i båda posterna som ingår i relationen.

3.8 Historik

Hänvisningar:

NAD 2 dataelementkatalog: Historik/biografi

Skriv en kortfattad historik. Den kan vara utformad som en löpande text eller en kronologisk lista (se exemplen nedan). Förklara gärna sammanhang kring historiska förändringar som antytts i övriga fält, t.ex. organisations- och verksamhetsförändringar.

Exempel:

De tekniska ämbetsverkens betongdelegerade av år 1940 ombildades 1951 till Statens betongkommitté. Kommittén var ett samverkansorgan för de centrala myndigheter som bedrev byggnadsverksamhet och utarbetade normer för cement och betong. 1956 tillsattes ett verkställande utskott och fem arbetsgrupper för olika tekniska områden. Efter en omorganisation 1975 inriktades normarbetet även på tillämpningsbestämmelser till byggnadsstadgan. Betongkommittén upphörde 1979, då normarbetet övertogs av Statens planverk och ett till detta knutet råd

Källa: Riksarkivets beståndsöversikt, del 5

Man kan också göra en kronologisk lista:

1951 Ombildas De tekniska ämbetsverkens betongdelegerade av år 1940 till Statens betongkommitté som ett samverkansorgan för de centrala myndigheter som bedrev byggnadsverksamhet och utarbetade normer för cement och betong

1958 bildas ett verkställande utskott och fem arbetsgrupper för olika områden

1975 börjar kommittén även utfärda tillämpningsbestämmelser för byggnadsstadgan

1979 Kommittén upphör. Normarbetet övertas av Statens planverk

Källa: Riksarkivets beståndsöversikt, del 5

3.8.2 Rekommenderade källor

Riksarkivets beståndsöversikt del 5: Internationella organisationer. Statskalendern, The statesman's year-book, arkivförteckningar

3.9 Anmärkningar

Med anmärkningar avses här anmärkningar som är gemensamma för hela auktoritetsposten. Beroende på applikationens utformning kan naturligtvis speciella anmärkningsfält användas i anslutning till vissa element.

3.9.1 Allmänna anmärkningar

Här anger man anmärkningar som kan vara av allmänt intresse.

• Förklara vid behov de sammanhang som berörs i auktoritetspostens övriga fält
• Ange uppgifter som inte passar in i något annat fält

Exempel:

typer av organisationsförändringar

funktionell behörighet

avvecklings- och interimsorganisation

3.9.2 Interna anmärkningar

Här anmärker man om sådant som inte bedöms vara av allmänt intresse utan endast för registerhanteringen intressanta uppgifter.